Drift og administration af en fond

Hvad indebærer drift og administration af en fond?

Drift af en fond omfatter en række opgaver – fra daglig ledelse og regnskabsføring til uddelinger, dokumentation og rapportering til myndighederne. I modsætning  til virksomheder er fonde selvejende, og det er bestyrelsen, der har det fulde ansvar for at drive fonden i overensstemmelse med formålet og vedtægterne.

Der er desuden væsentlig forskel på kravene til erhvervsdrivende og ikke-erhvervsdrivende fonde. Hvor førstnævnte typisk har større administrative forpligtelser, kan sidstnævnte være omfattet af forenklede regler.

Bestyrelsens rolle og ansvar

Bestyrelsen er fondens øverste myndighed og har det overordnede ansvar for driften. Bestyrelsen træffer beslutninger om fondens strategi, økonomi og overholdelse af fondenes forpligtelser. Bestyrelsesmedlemmerne er ligestillede og har et fælles ansvar for at sikre, at fonden ledes forsvarligt og lever op til sit formål, gældende lovgivning og vedtægter. 

En fond skal have mindst tre bestyrelsesmedlemmer. Disse skal være uafhængige, egnede og i stand til at træffe beslutninger, føre tilsyn og sikre, at fondens midler anvendes korrekt. Bestyrelsen må ikke uddele midler til sig selv eller egne interesser og skal kunne dokumentere beslutninger, referater, habilitetsvurderinger og det løbende arbejde. Nogle fonde har en administrator tilknyttet, som hjælper med den daglige drift og specifikke opgaver.

Fondsregnskab, bogføring og revision

Alle fonde skal føre regnskab og udarbejde årsrapport. Kravene afhænger af fondens type:

• Erhvervsdrivende fonde er underlagt årsregnskabsloven og har revisionspligt. En årsrapport skal fx indeholde ledelsespåtegning, ledelsesberetning, resultatopgørelse og balance.
• Ikke-erhvervsdrivende fonde kan være underlagt forenklede krav, afhængig af formue og aktivitet. Fx skal ikke-erhvervsdrivende fonde kun indsende årsregnskaber til Civilstyrelsen, når de bliver bedt om det. Civilstyrelsen indkalder hvert år et antal fondes regnskaber til gennemgang.

Uanset fondstype skal bogføringsmateriale og bilag opbevares i mindst fem år. Årsrapporten skal indsendes til myndighederne inden for den gældende frist.

Uddelinger og anvendelse af fondens midler

En fonds midler må kun anvendes til det formål, som fremgår af vedtægterne, og uddelingerne skal være saglige, objektive og veldokumenterede. Ikke alle fonde har uddelingspligt, men mange skal årligt uddele en vis del af overskuddet. Bestyrelsen må ikke tilgodese egne interesser, og ændringer i uddelingspraksis kræver ofte myndighedernes godkendelse.

Uddelinger fra fonde kan være støtte til enkeltpersoner, organisationer eller projekter, der falder inden for fondens formål. En forskningsfond kan fx yde støtte til et videnskabeligt projekt, en kulturfond kan støtte en udstilling eller et teaterstykke, og en erhvervsdrivende fond kan investere i virksomheder eller støtte iværksætteri. 

Tilsyn og indberetningspligt

Alle fonde er underlagt myndighedstilsyn:

• Erhvervsdrivende fonde hører under Erhvervsstyrelsen.
• Almennyttige og øvrige fonde hører under Civilstyrelsen.

Der skal hvert år indsendes regnskab, ledelseserklæring og andre relevante oplysninger. Derudover skal fonden løbende informere myndighederne om ændringer i fx bestyrelsessammensætning, vedtægter og formue.

Hvad skal man være opmærksom på i den løbende drift?

God fondsdrift kræver løbende vedligeholdelse og opmærksomhed. Vi anbefaler bl.a., at I:

• Jævnligt gennemgår og opdaterer vedtægter, regnskabsrutiner og interne dokumenter.
• Sikrer korrekt habilitet og uafhængighed i bestyrelsen.
• Overholder alle frister for regnskab og indberetninger.
• Vurderer fondens skatteforhold og investeringer løbende.

Få hjælp til fondens administration

Drift og administration af en fond stiller store krav til bestyrelse og ledelse –både juridisk og praktisk. Hos Advodan rådgiver vi om bestyrelsens ansvar og habilitet, fortolkning af vedtægter, regnskabsforhold, uddelingsprincipper og den nødvendige dokumentation. Vi sikrer desuden, at fonden lever op til fondsloven og eventuelle krav fra myndighederne.