I Advodan arbejder vi struktureret og centralt med compliance. Det giver vores kontorer et solidt fundament for at leve op til kravene og samtidig fokusere på deres vigtigste opgave: rådgivning af klienter.
Advokater har et særligt ansvar for at sikre korrekt håndtering af klientmidler, persondata og kundekendskab. De senere år er kravene til blandt andet hvidvaskkontrol, GDPR og dokumentation blevet markant skærpet.
For mange mindre advokatkontorer kan det derfor være en betydelig opgave at holde overblik over regler, procedurer og løbende ændringer i lovgivningen, som kræver både juridisk indsigt, administrative processer og digitale værktøjer.
I Advodan arbejder vi struktureret og centralt med compliance. Det giver vores kontorer et solidt fundament for at leve op til kravene og samtidig fokusere på deres vigtigste opgave: rådgivning af klienter.
Central styring af compliance
I Advodan er store dele af compliancearbejdet organiseret centralt. Det betyder, at vores advokater ikke står alene med opgaven. Kontorerne understøttes af fælles procedurer, digitale systemer og løbende sparring fra vores complianceteam med en compliance manager i spidsen.
Den centrale organisering bidrager til:
- ensartede complianceprocedurer og dokumentation
- løbende opdatering af interne retningslinjer
- bedre dokumentation og kontrol
- effektiv håndtering af lovkrav
- større sikkerhed i den daglige sagsbehandling
- bistand ved tilsyn
Når arbejdet er struktureret og koordineret på tværs af organisationen, skaber det både bedre overblik og større sikkerhed i compliancearbejdet.
Compliance, hvidvask og GDPR
I Advodan arbejder vi samlet og systematisk med compliance som en del af vores kvalitetsarbejde. Det omfatter blandt andet reglerne om hvidvaskforebyggelse og behandling af persondata efter GDPR.
Hvidvaskreglerne stiller krav om kundekendskab, risikovurdering og dokumentation i en række sagstyper. Advokater skal blandt andet sikre korrekt identifikation af klienter og reagere, hvis der opstår mistanke om uregelmæssigheder.
Samtidig er advokatvirksomheder underlagt regler om behandling af persondata efter GDPR. Det stiller krav til datasikkerhed, dokumentation og interne procedurer.
Digitalt KYC-system
Kundekendskabsprocedurer er en central del af arbejdet med hvidvaskforebyggelse.
I Advodan anvender vi digitale systemer til håndtering af KYC-processer (Know Your Customer). Systemerne understøtter blandt andet registrering og opbevaring af klientoplysninger, identifikation og risikovurdering.
Digitale løsninger bidrager til en mere struktureret og effektiv proces. Samtidig sikrer de, at dokumentationen er samlet og let tilgængelig i forbindelse med tilsyn eller kontrol.
Automatiserede hvidvaskprocedurer
Arbejdet med hvidvaskkontrol indebærer en række administrative processer i forbindelse med oprettelse og håndtering af sager.
I Advodan bruger vi i stort omfang digitale procedurer. Det gælder blandt andet registrering af klientoplysninger, dokumentation af risikovurderinger og opfølgning på sager.
Ved at automatisere arbejdsgange reducerer vi manuelt arbejde og får bedre overblik over complianceopgaverne i den enkelte sag. Samtidig bidrager det til en mere ensartet håndtering af kravene på tværs af organisationen.
Sparring og støtte til hvidvaskkontrol
Selv med gode systemer kan compliancearbejde rejse spørgsmål i praksis. Derfor kan kontorerne i Advodan få hjælp og sparring fra vores complianceteam og compliance manager om både procedurer og konkrete problemstillinger. Det gælder blandt andet spørgsmål om dokumentation, risikovurdering eller håndtering af særlige sagstyper.
Kontorerne har blandt andet adgang til:
- centrale retningslinjer og politikker
- interne vejledninger og værktøjer
- løbende undervisning og opdateringer
- faglig sparring om konkrete sager
- bistand ved tilsyn
Formålet er at sikre, at reglerne håndteres korrekt i praksis, og at advokaterne kan arbejde sikkert inden for de gældende regler.
Et fælles ansvar
Advokater spiller en vigtig rolle i arbejdet med at forebygge økonomisk kriminalitet og sikre ansvarlig håndtering af klientmidler og oplysninger. Compliance er derfor en naturlig del af advokatens professionelle ansvar.
Når arbejdet organiseres systematisk og understøttes af fælles løsninger, skaber det bedre rammer for både advokater og klienter.
Compliance er blevet en fast del af advokaters hverdag. Når arbejdet er struktureret og styret fra centralt hold, giver det ro i dagligdagen og sikkerhed i sagsbehandlingen.
De digitale KYC-systemer har gjort vores arbejde med kundekendskabsprocedurer langt mere overskueligt. Samtidig har vi adgang til sparring, når der opstår spørgsmål.
Det er en stor fordel, at vi i Advodan kan trække på fælles systemer, procedurer, og undervisning. Det gør det lettere at leve op til kravene og sikrer en ensartet tilgang, så vi kan fokusere på det juridiske arbejde fremfor tunge administrative opgaver.
Om Advodan
Advodan er et landsdækkende netværk af selvstændige advokatkontorer med mere end 20 kontorer og over 300 medarbejdere. Vi bistår primært små og mellemstore virksomheder, private samt fonde, det offentlige Danmark og internationale klienter.
Som advokatvirksomhed i Advodan forbliver du selvstændig. Vi har selvfølgelig nogle interne regler og retningslinjer, men du bestemmer selv din lokale strategi, interne ansættelsesvilkår og forretningsudvikling.
Advodan Business Center bidrager til at drive en effektiv og professionel advokatforretning. Det frigør tid og ressourcer fra de opgaver, der går med at drifte en advokatforretning, så advokaten kan koncentrere sig om de juridiske kerneopgaver og om at yde den bedst mulige service for kunderne.