Vælg kontor
Privat
Erhverv
Nyheder
Om advodan

Udbudskaos skabte fokus på optimering af tilbud

  • Af Pia Eskildsen
  • 17. sep 2012

Antallet af byggeprojekter har de seneste år været stærkt påvirket af krisen. I mange tilfælde har det betydet en endnu hårdere konkurrence om entreprisekontrakterne. Det mærkede bygge-virksomheden Egebæk Byg i Grindsted, da virksomheden som totalentreprenør på et projekt for en boligforening sendte en række underentrepriser i udbud.

"Interessen, eller måske nærmere desperationen, var så stor, at vi simpelthen druknede i tilbud. Det stillede os i en situation, hvor vi på grund af vores egne korte tidsfrister i udbudsmaterialet hurtigt skulle sortere en lang række virksomheder fra og samtidig gøre det ordentligt på en saglig og faglig baggrund," fortæller bygmester Jan Egebæk fra Egebæk Byg A/S.

Øjenåbner for egne tilbud
Løsningen på det konkrete problem blev et samarbejde med det lokale ADVODAN-kontor. I første omgang kunne advokaten hurtigt screene de mange tilbud for at tjekke, om de opfyldte de mest basale krav.

"Det viste sig hurtigt, at mange tilbud slet ikke levede op til kravene i udbudsmaterialet eller dumpede på små fodfejl, og de tilbudsgivere blev skåret fra med hård hånd. Processen gav os ikke alene værdifuld læring til udarbejdelsen af fremtidige udbud, så vi eksempelvis ikke bringer os selv under tidspres. Det var også en øjenåbner for, hvad vi selv skal være opmærksomme på, når vi afgiver tilbud," forklarer Jan Egebæk.

Prækvalifikation sat i system
Den konkrete oplevelse og et generelt højt tidsforbrug på at udarbejde tilbud fik efterfølgende Egebæk Byg til at udarbejde en såkaldt prækvalifikationsmappe sammen med advokaten.

"Mappen sikrer, at vi selv husker at få alle informationer med, så vi ikke bliver sorteret fra i den hårde konkurrence på grund af en dum forglemmelse. Samtidig sparer vi tid på formaliteter, så vi kan koncentrere os om de væsentlige og mere specifikke områder af udbudsmaterialet," fortæller Jan Egebæk og fortsætter:

"Ofte er vi oppe imod nogle af de helt store aktører på markedet, som har folk ansat udelukkende til at have styr på formalia. Så nytter det ikke, at vi diskvalificerer os selv på basale fejl. Men når vi ikke har de samme ressourcer, må vi bare prøve at gøre tingene smartere."

Investering i løbende optimering
Ud over hjælp med de konkrete sager har Egebæk Byg i bestræbelserne på at optimere arbejdet med udbud og tilbud løbende benyttet sig af advokatens hjælp.

"Hver gang vi har været i tvivl om noget, har vi kontaktet vores advokat. Det koster selvfølgelig lidt i begyndelsen, men vi bliver også klogere fra gang til gang, så behovet for advokaten bliver hele tiden mindre. Samtidig har det effektiviseret vores processer og styrket kvaliteten af vores tilbudsgivning. Derfor er jeg også overbevist om, at vi bruger tiden bedre og vinder flere opgaver. Dermed er pengene godt givet ud," understreger Jan Egebæk.

GØR SOM 12.611 ANDRE. SE MERE HER
Gør som 12.611 andre

Tilmeld dig vores nyhedsbreve og bliv opdateret på juraen i din hverdag. Vi sender ud to gange hver måned.

Når du udfylder formularen og trykker ”Ja tak, tilmeld mig nu”, giver du samtykke til, at ADVODAN sender dig nyhedsbreve med lokale arrangementer, nyheder og gode råd om jura.

ADVODAN opbevarer og benytter udelukkende de indtastede oplysninger som led i udsendelse af nyhedsbreve. Behandlingen af oplysningerne sker sikkert, fortroligt og i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke og afmelde dig nyhedsbreve fra ADVODAN ved at bruge linket i bunden af nyhedsbrevet.

Læs mere om ADVODANs behandling af personoplysninger her.