Vælg kontor
Privat
Erhverv
Nyheder
Om advodan

Mange databrud skyldes bekvemmelighed: sådan undgår du dem

  • Af Simone Lehmann Plett, ADVODAN
  • 16. jan 2019

Ifølge advokat Karsten Holt fra ADVODAN Holbæk er der især to indstillinger i din e-mailopsætning, som du skal være særlig opmærksom på. Desuden bør du nøje overveje, hvad du skriver i emnefeltet. 

Slå autoudfyldelse af e-mailadresser fra

”Når du skal sende en mail og begynder at indtaste navn eller e-mailadresse på modtageren i afsenderfeltet, vil mange e-mailsystemer selv foreslå, hvem modtageren skal være. Det gør det nemt og bekvemt at sende en mail afsted, men det er også her, det kan gå galt. For hvis du ved en fejl sender til den forkerte modtager og din mail indeholder personfølsomme oplysninger, så er der sket et databrud,” fortæller Karsten Holt og kommer med en opfordring:

”Du bør slå autoudfyldelse af e-mailadresser fra og i stedet sørge for at alle, som du regelmæssigt sender mails til, er oprettet som kontakt i adressekartoteket eller i et sagsbehandlingssystem. Således får du præsenteret det fulde navn på modtageren, inden du trykker på Send-knappen.” 

Pas på emnefeltet 

Men det er ikke kun indholdet i selve mailen, du skal være opmærksom på, kan havne i forkerte hænder. Det er nemlig også vigtigt at tænke på, hvad du skriver i emnefeltet. For selv om du sender mailen krypteret, krypteres emnefeltet ikke. Så undgå personhenførbare oplysninger i emnefeltet – ikke kun de følsomme. 

Besvar mails uden automatisk medtagelse af indhold

Advokaten anbefaler desuden, at du overvejer at ændre indstillinger i dit mailsystem, så du ved besvarelse af en mail ikke automatisk medtager indholdet af den besvarede mail, der kan indeholde personoplysninger, som kan være følsomme eller fortrolige. 

”Det er ikke dit ansvar, hvad andre sender til dig, men sender du mailen retur eller videre til andre, bliver det dit ansvar. Så i stedet for at gentage hele den besvarede mail, kan du indlede mailen med at henvise til den mail, du besvarer (fx ”Med henvisning til din e-mail af 11. januar kl. 8.32”) – som du ville gøre, hvis det var et almindeligt brev”, forklarer Karsten Holt.   

Vil du vide mere om databrud og hvordan virksomheder bør håndtere dem, kan du læse med HER

Vil du vide mere?
Karsten Holt

Karsten Holt

Advokat og partner | Vis faglig profil
Stil et spørgsmål
DU ER I GANG MED AT STILLE
ET SPØRGSMÅL PÅ ADVODAN.DK

Inden du går videre, vil vi gerne gøre dig opmærksom på, at dit spørgsmål bliver synligt her på siden.

Vi opfordrer derfor til, at du tænker over, hvilke informationer du afgiver, når du stiller dit spørgsmål. Vi anbefaler, at du fx undlader informationer om dit helbred, din økonomi eller andre personfølsomme oplysninger. Det kan også være oplysninger om familiære forhold eller oplysninger om din arbejdsmæssige situation, som det er uhensigtsmæssigt at offentliggøre her på siden.

Ønsker du ikke, at dit spørgsmål skal være synligt, har du mulighed for at kontakte et af vores lokale kontorer via kontaktformularen i højre hjørne.

Når du stiller dit spørgsmål her på siden, skal du oplyse din e-mailadresse. Din e-mailadresse bliver ikke offentliggjort men benyttes, så du kan godkende dit spørgsmål, inden det bliver synligt på hjemmesiden. Samtidig benyttes den til at fremsende en mail, når advokaten har besvaret dit spørgsmål.

Vi forbeholder os retten til at slette spørgsmål, indlæg og kommentarer, som indeholder personfølsomme oplysninger og bryder med gængse uformelle regler for god tone.

OK - LUK DENNE BOKS

Når du udfylder formularen og klikker på ”send”, giver du dit samtykke til, at dit navn og dit spørgsmål offentliggøres på hjemmesiden.
Din e-mailadresse bliver ikke offentliggjort men benyttes, så du kan godkende dit spørgsmål, inden det bliver synligt på hjemmesiden. Samtidig benyttes den til at fremsende en mail, når advokaten har besvaret dit spørgsmål.

ADVODAN opbevarer og benytter udelukkende de indtastede oplysninger som led i besvarelse af spørgsmål. Behandlingen af oplysningerne sker sikkert, fortroligt og i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Vi opbevarer din e-mailadresse i tre måneder, hvorefter den slettes helt. Dit spørgsmål og advokatens svar forbliver synlige på ADVODANs hjemmeside, så længe vi vurderer, at det er relevant og giver værdi for andre læsere.

Rette og slette oplysninger

Hvis du ønsker at få fjernet dit spørgsmål fra hjemmesiden, skal du rette henvendelse til ADVODANs sekretariat.
Vi forbeholder os retten til at slette spørgsmål, indlæg og kommentarer, som indeholder personfølsomme oplysninger og bryder med gængse uformelle regler for god tone. Vi opfordrer derfor til, at du tænker over, hvilke informationer du afgiver, når du stiller dit spørgsmål. Vi anbefaler, at du fx undlader informationer om dit helbred, din økonomi eller andre personfølsomme oplysninger. Det kan også være oplysninger om familiære forhold eller oplysninger om din arbejdsmæssige situation, som det er uhensigtsmæssigt at offentliggøre her på siden.

Læs mere om ADVODANs behandling af personoplysninger her.
Persondata Persondata

Brug for hjælp? ADVODAN kan hjælpe dig med at få overblik over håndtering af persondata i din virksomhed.

Læs mere her

Har du et spørgsmål til artiklen, kan du stille det her og få svar fra en advokat.

Stil et spørgsmål
GØR SOM 12.722 ANDRE. SE MERE HER
Gør som 12.722 andre

Tilmeld dig vores nyhedsbreve og bliv opdateret på juraen i din hverdag. Vi sender ud to gange hver måned.

Når du udfylder formularen og trykker ”Ja tak, tilmeld mig nu”, giver du samtykke til, at ADVODAN sender dig nyhedsbreve med lokale arrangementer, nyheder og gode råd om jura.

ADVODAN opbevarer og benytter udelukkende de indtastede oplysninger som led i udsendelse af nyhedsbreve. Behandlingen af oplysningerne sker sikkert, fortroligt og i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke og afmelde dig nyhedsbreve fra ADVODAN ved at bruge linket i bunden af nyhedsbrevet.

Læs mere om ADVODANs behandling af personoplysninger her.