Vælg kontor
Privat
Erhverv
Nyheder
Om advodan

Sådan overholder du kravene til sletning af personoplysninger

  • Af Amanda Ellekilde Jørgensen, ADVODAN
  • 19. feb 2019
  • 3 Spørgsmål & svar

Hvornår er en oplysning slettet? Hvad skal dokumenteres? Hvordan sikrer man sig at overholde reglerne for sletning? Disse spørgsmål besvarer Datatilsynet i en ny tekst, der gennemgår kravene til sletning af personoplysninger. ”Teksten er relevant læsning for alle virksomheder,” understreger advokat og ekspert i persondata Karsten Holt fra ADVODAN Holbæk, som herunder gengiver dens vigtigste indhold.

Hvornår er en oplysning slettet?

Kort sagt er en personoplysning er slettet, når den ikke længere er tilgængelig.

”Selvom en oplysning ikke længere er tilgængelig i det system, man arbejder med, skal man være opmærksom på, at den heller ikke kan findes i en backup,” fortæller Karsten Holt og tilføjer: ”Man skal desuden sørge for at slette personoplysninger forsvarligt, når man skiller sig af med fx en harddisk eller USB-nøgle, som har været brugt til behandling af den type data.”

Hvornår skal en oplysning slettes?

Som udgangspunkt skal personoplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige. Du skal som dataansvarlig selv vurdere, hvornår det er tilfældet. Det er dog også vigtigt at kende til lovbestemmelser om, hvor længe du som minimum skal behandle visse personoplysninger, eksempelvis bogføringsloven.

Sådan lever du op til kravene for sletning af personoplysninger:

Advokat Karsten Holt lister her fem konkrete råd til, hvordan du bedst håndterer sletning af persondata i din virksomhed.

1. Tænk på formålet med opbevaring af forskellige personoplysninger; ud fra dét skal du vurdere, hvornår de bør slettes.

2. Hold dig opdateret på, hvornår loven sætter særlige krav til den tid, du skal opbevare personoplysninger.

3. Fastsæt en procedure for sletning, så det er tydeligt, hvilke oplysninger der har nået sin slettefrist, og hvordan sletningen skal igangsættes.

4. Vær kritisk overfor systemet og inkluder en opfølgning i din sletningsprocedure, hvor du sikrer dig, at sletningen er forløbet uden fejl.

5. Dokumenter din sletningsprocedure og opfølgning på sletningen.

Hvis du vil vide mere, kan du læse Datatilsynets tekst her.

Vil du vide mere?
Karsten Holt

Karsten Holt

Advokat og partner | Vis faglig profil
Spørgsmål
Tina
2/29/2020 12:52:28 PM

Hej.
Jeg ejer en lille virksomhed. Vi har for længe siden (måske 5 år siden) haft små kort til at ligge på vores disk - hvor der stod “Ja tak - jeg ønsker at komme i -vores firmanavns- kundearkiv - og så skulle folk selv skrive deres navn og e-mail adresse på kortet. Jeg har gemt dem med henblik på et nyhedsbrev fra os. Det er aldrig blevet til noget. Nu påtænker jeg at starte et nyhedsbrev op. Må jeg skrive en mail til dem alle - og spørge om de stadig ønsker at være tilknyttet vores kundearkiv og dermed få et nyhedsbrev fra os?
Mvh Tina

Karsten
3/11/2020 3:31:07 PM

Hej Tina

Principielt har et samtykke ikke en udløbsdato, men da du næppe kan dokumentere, at du opfyldte din oplysningspligt efter persondatareglerne (dengang persondataloven), da "samtykket" blev indhentet - og da det de facto ikke har været anvendt i en meget lang periode, ville jeg nok vælge at makulere kortene, da det er svært at argumentere for, hvorfor de er gemt så længe, jf. princippet om opbevaringsbegrænsning.

Med venlig hilsen
Karsten Holt
Karsten Holt Advokat og partner | ADVODAN Holbæk Se faglig profil
Besvar indlæg
Tina
3/11/2020 8:21:19 PM

Hej Karsten
Tusind tak for svaret.
Mvh Tina

Stil et spørgsmål
DU ER I GANG MED AT STILLE
ET SPØRGSMÅL PÅ ADVODAN.DK

Inden du går videre, vil vi gerne gøre dig opmærksom på, at dit spørgsmål bliver synligt her på siden.

Vi opfordrer derfor til, at du tænker over, hvilke informationer du afgiver, når du stiller dit spørgsmål. Vi anbefaler, at du fx undlader informationer om dit helbred, din økonomi eller andre personfølsomme oplysninger. Det kan også være oplysninger om familiære forhold eller oplysninger om din arbejdsmæssige situation, som det er uhensigtsmæssigt at offentliggøre her på siden.

Ønsker du ikke, at dit spørgsmål skal være synligt, har du mulighed for at kontakte et af vores lokale kontorer via kontaktformularen i højre hjørne.

Når du stiller dit spørgsmål her på siden, skal du oplyse din e-mailadresse. Din e-mailadresse bliver ikke offentliggjort men benyttes, så du kan godkende dit spørgsmål, inden det bliver synligt på hjemmesiden. Samtidig benyttes den til at fremsende en mail, når advokaten har besvaret dit spørgsmål.

Vi forbeholder os retten til at slette spørgsmål, indlæg og kommentarer, som indeholder personfølsomme oplysninger og bryder med gængse uformelle regler for god tone.

OK - LUK DENNE BOKS

Når du udfylder formularen og klikker på ”send”, giver du dit samtykke til, at dit navn og dit spørgsmål offentliggøres på hjemmesiden.
Din e-mailadresse bliver ikke offentliggjort men benyttes, så du kan godkende dit spørgsmål, inden det bliver synligt på hjemmesiden. Samtidig benyttes den til at fremsende en mail, når advokaten har besvaret dit spørgsmål.

ADVODAN opbevarer og benytter udelukkende de indtastede oplysninger som led i besvarelse af spørgsmål. Behandlingen af oplysningerne sker sikkert, fortroligt og i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Vi opbevarer din e-mailadresse i tre måneder, hvorefter den slettes helt. Dit spørgsmål og advokatens svar forbliver synlige på ADVODANs hjemmeside, så længe vi vurderer, at det er relevant og giver værdi for andre læsere.

Rette og slette oplysninger

Hvis du ønsker at få fjernet dit spørgsmål fra hjemmesiden, skal du rette henvendelse til ADVODANs sekretariat.
Vi forbeholder os retten til at slette spørgsmål, indlæg og kommentarer, som indeholder personfølsomme oplysninger og bryder med gængse uformelle regler for god tone. Vi opfordrer derfor til, at du tænker over, hvilke informationer du afgiver, når du stiller dit spørgsmål. Vi anbefaler, at du fx undlader informationer om dit helbred, din økonomi eller andre personfølsomme oplysninger. Det kan også være oplysninger om familiære forhold eller oplysninger om din arbejdsmæssige situation, som det er uhensigtsmæssigt at offentliggøre her på siden.

Læs mere om ADVODANs behandling af personoplysninger her.
Persondata Persondata

Brug for hjælp? ADVODAN kan hjælpe dig med at få overblik over håndtering af persondata i din virksomhed.

Læs mere her

Har du et spørgsmål til artiklen, kan du stille det her og få svar fra en advokat.

Stil et spørgsmål
GØR SOM 12.693 ANDRE. SE MERE HER
Gør som 12.693 andre

Tilmeld dig vores nyhedsbreve og bliv opdateret på juraen i din hverdag. Vi sender ud to gange hver måned.

Når du udfylder formularen og trykker ”Ja tak, tilmeld mig nu”, giver du samtykke til, at ADVODAN sender dig nyhedsbreve med lokale arrangementer, nyheder og gode råd om jura.

ADVODAN opbevarer og benytter udelukkende de indtastede oplysninger som led i udsendelse af nyhedsbreve. Behandlingen af oplysningerne sker sikkert, fortroligt og i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke og afmelde dig nyhedsbreve fra ADVODAN ved at bruge linket i bunden af nyhedsbrevet.

Læs mere om ADVODANs behandling af personoplysninger her.