5 steps til det gode konsortium

Mangler du og din virksomhed bestemte kompetencer, referencer eller omsætning for at leve op til kravene i et offentligt udbud, er det oplagt at finde en eller flere samarbejdspartnere. Dermed kan I sammen udgøre det stærkeste team og have størst chance for at vinde opgaven.

”Der findes flere muligheder for at samarbejde, når man er to eller flere selvstændige virksomheder. Den mest udbredte er konsortieformen, hvor man er ligeværdige samarbejdspartnere, og hvor man samtidig har den mindst administrativt tunge byrde,” siger erhvervsadvokat Lars Stuckert fra Advodan Lolland-Falster.

Han giver her en guide til, hvordan du kommer bedst i mål, hvis du vil danne et konsortium med andre virksomheder.

1. Vælg samarbejdsform

Først og fremmest er det vigtigt at overveje, om et konsortium overhovedet er den bedste samarbejdsstruktur. Ifølge Lars Stuckert bør man især basere det valg på opgavens størrelse, typen af samarbejdspartnere og ens risikovillighed.

”Et konsortium er en fordel, hvis der er tale om en enkeltstående, større opgave eller et længerevarende samarbejde, hvor man løser opgaver for flere kunder. Det kræver, at man har tillid til hinanden, da man hæfter solidarisk og er lige ansvarlige over for kunden. Er der tale om meget store, længerevarende projekter, kan man i stedet overveje at danne et nyt selskab sammen eller selv være hovedleverandør og hyre underleverandører ind,” siger Lars Stuckert.

2. Find de rigtige samarbejdspartnere

Når du skal finde de helt rigtige virksomheder at danne konsortium med, er der en række juridiske, tekniske og samarbejdsmæssige parametre at tage hensyn til.

”Du kan starte med at sortere dine direkte konkurrenter fra, da et samarbejde mellem jer vil være et ulovligt konsortium. Gå i stedet efter konsortiedeltagere, der kan levere på de områder, som din virksomhed mangler i forhold til opgaven. Endelig skal det være nogen, som har samme standarder for kvalitet, indtjening og arbejdsindsats, da du ellers kan stå med håret i postkassen, hvis de andre virksomheder ikke leverer som aftalt,” siger Lars Stuckert.

3. Afstem jeres forventninger

Inden du indgår en endelig konsortieaftale med samarbejdspartnerne, kan det være en god idé at udarbejde en såkaldt ikke-bindende hensigtserklæring.

”Her beskriver man, hvordan samarbejdet skal foregå i praksis. Det er fx, hvad man vil samarbejde om, hvad ambitionsniveauet er, og hvad de største risici er. Det er en form for forventningsafstemning, inden man skriver under på selve konsortieaftalen, der er juridisk bindende, og som kan være svær at ændre på efterfølgende,” siger Lars Stuckert.

4. Fordel opgaverne i tilbudsfasen

Når I har indgået en konsortieaftale, skal I i arbejdstøjet i forhold til at afgive et eller flere konkrete tilbud. Ifølge Lars Stuckert er det her vigtigt, at I fordeler arbejdet ordentligt, så jeres endelige tilbud lever op til de stillede krav.

”Det handler fx om, at konsortiet lever op til alle formalia, at I har udpeget en projektansvarlig virksomhed, at alle har underskrevet en tro- og loveerklæring, og at I har udarbejdet en ordentlig prisfastsættelse af opgaven.”

5. Husk samarbejdet i driftsfasen

Endelig er det vigtigt, at I husker at gøre løbende status på opgaven og samarbejdet, så I ikke går skævt af hinanden undervejs i driftsfasen.

”Hold løbende møder, hvor I tilrettelægger opgaveløsning, gør status på hvor langt I er, hvordan samarbejdet med kunden går, og hvordan økonomien ser ud for den enkelte konsortiedeltager,” siger Lars Stuckert.