Advokat Christian Vestergaard Løvgren fra Advodan Holbæk København gennemgår de nye krav om registrering af arbejdstid.
Lovkrav om registrering af arbejdstid
Alle arbejdsgivere har fra d. 1. juli 2024 pligt til at registrere den daglige arbejdstid for hver enkelt medarbejder. Det sker på baggrund af en dom fra EU-Domstolen mod Deutsche Bank, som fastslog, at arbejdsgivere skal indføre ´et objektivt pålideligt og tilgængeligt system, der gør det muligt at måle længden af hver enkelt arbejdstagers daglige arbejdstid´. Afgørelsen blev truffet for at sikre, at reglerne om hviletid og maksimal ugentlig arbejdstid overholdes.
Hvad betyder det nye krav om registrering af arbejdstid for arbejdsgiver?
Det nye lovkrav betyder, at arbejdsgivere har ansvaret for, at 48-timers reglen overholdes. Dette indebærer, at medarbejdere ikke må arbejde mere end 48 timer om ugen i gennemsnit over en periode på fire måneder.
Arbejdstidsregisteringen skal ikke kun sikre overholdelse af den maksimale ugentlige arbejdstid, men også den daglige og ugentlige hviletid. Det betyder, at tidsregistreringssystemet også skal registrere, hvornår på dagen ens medarbejdere arbejder.
Medarbejdere, der udfører samfundskritiske funktioner og er omfattet af en overenskomstbestemmelse eller er rådighedsvagter i overensstemmelse med en lokalaftale, er undtaget fra kravet om registrering af arbejdstid.
Hvordan kommer registrering af arbejdstiden til at foregå?
Hvordan man har tænkt sig at registrere arbejdstiden, vil være op til den enkelte arbejdsgiver. Dog skal der benyttes et tidsregistreringssystem der lever op til kravene om at være ´objektivt, pålideligt og tilgængeligt´. Dette indebærer blandt andet, at medarbejderen skal have adgang til sine egne oplysninger i registreringssystemet. Af det vedtaget lovforslag fremgår det desuden, at arbejdsgiverne skal opbevare oplysningerne i 5 år.
”Der er en del, der allerede registrerer deres arbejdstid. Med det nye krav er det vigtigt, at arbejdsgiver gennemgår sine tidsregistreringssystemer for at vurdere, om det er tilstrækkeligt at tilføje nye funktioner til det eksisterende system, eller om man skal investere i et helt nyt”, fortæller advokat Christian Vestergaard Løvgren.
Derudover anbefaler advokat Christian Vestergaard Løvgren, at arbejdsgivere udarbejder en politik om arbejdstidsregistrering, herunder hvad der skal registreres, hvornår og hvordan, men også hvad sanktionerne er, hvis en medarbejder ikke registrerer sin arbejdstid. ”Jeg vil anbefale, at man opdaterer sine ansættelsesbeviser og indskriver en pligt overfor ens medarbejdere om at overholde virksomhedens politik om arbejdstidsregistrering”.
Med det nye krav om tidsregistrering er det vigtigt, at man som arbejdsgiver sørger for at implementere de nye regler i virksomhedens GDPR-procedure, da en overtrædelse af GDPR-reguleringen kan straffes med bøde.
Er alle medarbejdere omfattet af lovkravet?
Medarbejdere, der selv tilrettelægger deres arbejdstid – såkaldte selvtilrettelæggere, er ifølge lovkravet undtaget fra kravet om at registrere deres daglige arbejdstid, herunder den maksimale ugentlige arbejdstid på 48 timer samt regler for pauser og natarbejde.
Selvtilrettelæggere er forstået ved medarbejdere, hvis arbejdstid er svær at planlægge på forhånd, eller hvor medarbejderen selv fastsætter sin arbejdstid. Lovforslaget nævner som eksempler på selvtilrettelæggere medarbejdere i det højere ledelseslag, visse akademikere og senioradvokater.
Ifølge advokat Christian Vestergaard Løvgren skal man som arbejdsgiver foretage en individuel vurdering af hver enkelte medarbejder, da det ikke er tilstrækkeligt at inddele ens medarbejdere i kategorier og herefter fastslå, hvilke medarbejdere der er selvtilrettelæggere, og hvilke der ikke er.
”Hvis man arbejder som selvtilrettelægger, er man undtaget fra registreringspligten. Arbejdsgiver har derfor ikke pligt til at registrere arbejdstiden og overholde reglerne om daglig og ugentlig hviletid samt maksimal ugentlig arbejdstid. Jeg vil derfor anbefale, at man opdaterer sine ansættelsesbeviser og tager stilling til om medarbejderen er selvtilrettelægger”, uddyber Christian.
Det er derfor vigtigt at være opmærksom på, at det fremgår af ansættelseskontrakten, hvis en medarbejder arbejder som selvtilrettelægger og dermed er undtaget fra tidsregistreringsreglerne.
Vi kan rådgive dig
Hos Advodan kan vi hjælpe dig med at sikre, at jeres arbejdstidsregistreringssystem lever op til kravene i den nye lovgivning. Vi står til rådighed, hvis du har brug for hjælp til implementering eller udarbejdelse af arbejdspolitikker, GDPR-dokumenter eller ansættelseskontrakter. Kontakt en af vores advokater med speciale i ansættelsesret i dag.
Lovforslaget er vedtaget den 23. januar 2024 med ikrafttræden fra d. 1. juli 2024.
Har du brug for rådgivning?