PrivatErhverv
Jylland
Sjælland
Bornholm

Ny vejledning til arbejdsgivere: Databeskyttelse ved ansættelsesforhold

Den 26. november offentliggjorde Datatilsynet en ny vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold. Grundlæggende fokuserer vejledningen på, hvordan du som arbejdsgiver behandler personoplysninger – både ved ansættelse, samt under og efter ansættelsen. Vejledningen er altså obligatorisk læsning for alle med personaleansvar.

Dataansvar, behandlingsgrundlag for behandling af personoplysninger samt videregivelse og sletning af oplysninger er blandt de emner, Datatilsynet skriver om i deres nye vejledning. Tidligere har man kunnet finde en række mindre vejledninger på området på Datatilsynets hjemmeside. Disse er nu sammenskrevet i én samlet vejledning med enkelte nye tilføjelser. Advokat Karsten Holt fra Advodan Holbæk opsummerer de vigtigste ændringer.

 

Hvem har dataansvaret?

Som arbejdsgiver er du dataansvarlig for behandling af oplysninger om dine medarbejdere. I en række situationer kan fagforeninger eller tillidsrepræsentanter dog også have et selvstændigt ansvar. Der er skrevet et større afsnit i vejledningen om netop dette.

 

Hvornår skal du bede om samtykke?

Den nye vejledning omhandler også spørgsmål om samtykke f.eks. i forhold til indhentelse af referencer fra tidligere arbejdsgivere.

I mange tilfælde behøver du faktisk ikke at indhente samtykke. Ifølge databeskyttelsesloven har arbejdsgiveren ret til at behandle alle oplysninger – også de følsomme – som er nødvendige i forhold til ansættelsesaftalen og andre lovmæssige forpligtelser.

Når du skal indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere, er samtykke som udgangspunkt nødvendigt. Du skal også bede om samtykke, hvis du ønsker at gemme ansøgninger mv. til eventuel fremtidig rekruttering, efter en ny medarbejder er blevet ansat.

I vejledningen kan du både læse eksempler på situationer, hvor arbejdsgiveren kan behandle oplysninger uden samtykke, og på situationer hvor samtykke er nødvendigt.

 

Hvornår skal oplysninger slettes?

Modsat tidligere vejledninger står der ikke noget i den nye vejledning om, hvor længe oplysninger kan gemmes. I stedet indeholder den princippet om, at personoplysninger skal slettes, når de ikke længere er nødvendige.

 

Det skal du som arbejdsgiver være opmærksom på:

  • Oplysningspligten skal opfyldes overfor alle registrerede personer. Det gælder, uanset om behandlingen er baseret på et samtykke eller databeskyttelseslovens § 12. Dette overses ofte i forbindelse med ansættelse af nye medarbejdere.
  • Du skal som udgangspunkt bede om samtykke til indhentelse af referencer fra tidligere arbejdsgivere.
  • Modtagne ansøgninger, CV’er mv. bør slettes efter gennemført rekruttering – ellers må du bede om samtykke.
  • Så vidt muligt bør oplysninger om en medarbejder slettes efter ansættelsens ophør, når alle mellemværender er afregnet. Enkelte oplysninger kan gemmes for at dokumentere en historik i ansættelsen eller for at gardere dig som arbejdsgiver mod potentielle krav fra medarbejderen, som først forældes efter 5 år. I så fald skal der være grund til at tro, den slags krav måske vil blive stillet, da den tidligere opbevaringsgrænse på 5 år ikke er gentaget i vejledningen.

Du kan læse vejledningen i dens fulde længde på Datatilsynets hjemmeside.

Indsender formularen...

Har du brug for rådgivning?

3 kommentarer

Pernille

Hej Karsten Må en arbejdsgiver i forbindelse med en ansættelse bede om ansættelseskontrakter og lønsedler fra tidligere ansættelser? Umiddelbart ser det ud til at omhandle indplacering af anciennitet og pension, men jeg har svært ved at se at det er i orden.

Rikke Pedersen

I forbindelse med en sygemelding med stress er jeg så småt ved at starte op igen på nedsat tid.  Jeg havde et kursus i kalderen som jeg meldte fra til, da det vil blive en for lang dag fra kl 7:00 - 18:30.  I den forbindelse ringer min teamkoordinator til en afdeling og spørger om de vil have en med på det kursus i stedet for mig, da jeg var stress sygemeldt og ikke kunne klare at komme afsted og at det jo kostede mange penge sådan et kursus!  Vi sidder i er storrumskontor og alle kan høre hvad alle siger. Vi sidder ca 20 personer.  Hvad er mine rettigheder som medarbejder? Jeg mener at GDPR reglerne klart er overtrådt her. Hvad mener du? Det skal lige siges at jeg ikke har tilladt min arbejdsgiver at videregive oplysningerne om mit helbred.  Vh. Rikke

Sandra

Hej. - Må en virksomhed videregive eller offentliggøre medarbejderes private telefonnumre til medarbejderens egne kollegaer m.fl.?? - Må kollegaer og virksomheden kontakte en på sin private telefon og nummer i fritiden? - eller i arbejdstiden (fordi man ikke har en firma telefon)? - Må en virksomhed/arbejdsplads (den er privat og ikke kommunal) tilmelde en ny medarbejder deres personaleforening og sundhedsforsikring når man ikke selv har givet samtykke til dette nogle steder overhovedet, det ikke er nævnt nogle steder men man bliver bare trukket i den udbetalte løn for begge dele?? - Hvis man skal til lægen, har en tid på hospitalet o.lign. i arbejdstiden, kan det så være rigtigt, at man enten skylder den tid/timer man er væk som man kan arbejde ind igen - hvor virksomheden - med hensyn til om medarbejderen kan den dag - ellers suverænt styrer - hvornår dette skal gøres?? Når alternativet er at man ellers bliver trukket for de timer i ens mdr. løn?? Ovenstående spørgsmål (alle sammen) er for en lønmodtager ansat på fuldlønsordning i et byggemarked som pladsmedarbejder, 37t. ugentligt under 3F og DIO II overenskomsten. Har søgt nettet tyndt for svar så håber I kan hjælpe eller henvise til en lov eller lovgiver der kan kontaktes. På forhånd mange tak.

Karsten Holt

Hej Sandra Dine spørgsmål blander persondata og ansættelsesret. Generelt må man rigtigt meget med almindelige, ikke-følsomme personoplysninger, så længe man gør det til et sagligt og lovligt formål. Offentliggørelse af medarbejdernes telefonnumre på en intern telefonliste vil normalt være OK, men medarbejderne skal kunne frabede sig det. Offentliggørelse udadtil - på firmaets hjemmeside f.eks. - kræver samtykke. En arbejdsgiver må godt ringe til medarbejderne, når der er et sagligt formål, f.eks. for at indkalde dem til overarbejde. Det er mere et ansættelsesretligt spørgsmål. Tilmelding til personaleforening eller andre firmaordninger afhænger af, hvad der blev aftalt ved ansættelsen, herunder hvad der blev kommunikeret i personalehåndbøger mv., som der er henvist til i ansættelsesaftalen. Som udgangspunkt kan arbejdsgiver kræve, at arbejdstiden er effektiv, så besøg hos lægen må lægges i fritiden, eller man må betale/afspadsere for friheden. Dette gælder dog ikke ved akutte besøg, og der kan være andre regler i overenskomst eller lokalaftale. Det ved fagforeningen.