Vælg kontor
Privat
Erhverv
Nyheder
Om advodan

Ny vejledning til arbejdsgivere: databeskyttelse ved ansættelsesforhold

  • Af Amanda Ellekilde Jørgensen, ADVODAN
  • 14. dec 2018
  • 2 Spørgsmål & svar

GDPR-vejledning

Dataansvar, behandlingsgrundlag for behandling af personoplysninger samt videregivelse og sletning af oplysninger er blandt de emner, Datatilsynet skriver om i deres nye vejledning. Tidligere har man kunnet finde en række mindre vejledninger på området på Datatilsynets hjemmeside. Disse er nu sammenskrevet i én samlet vejledning med enkelte nye tilføjelser. Advokat Karsten Holt fra ADVODAN Holbæk opsummerer de vigtigste ændringer.

Hvem har dataansvaret?

Som arbejdsgiver er du dataansvarlig for behandling af oplysninger om dine medarbejdere. I en række situationer kan fagforeninger eller tillidsrepræsentanter dog også have et selvstændigt ansvar. Der er skrevet et større afsnit i vejledningen om netop dette.

Hvornår skal du bede om samtykke?

Den nye vejledning omhandler også spørgsmål om samtykke f.eks. i forhold til indhentelse af referencer fra tidligere arbejdsgivere.

I mange tilfælde behøver du faktisk ikke at indhente samtykke. Ifølge databeskyttelsesloven har arbejdsgiveren ret til at behandle alle oplysninger – også de følsomme – som er nødvendige i forhold til ansættelsesaftalen og andre lovmæssige forpligtelser.

Når du skal indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere, er samtykke som udgangspunkt nødvendigt. Du skal også bede om samtykke, hvis du ønsker at gemme ansøgninger mv. til eventuel fremtidig rekruttering, efter en ny medarbejder er blevet ansat.

I vejledningen kan du både læse eksempler på situationer, hvor arbejdsgiveren kan behandle oplysninger uden samtykke, og på situationer hvor samtykke er nødvendigt.

Hvornår skal oplysninger slettes?

Modsat tidligere vejledninger står der ikke noget i den nye vejledning om, hvor længe oplysninger kan gemmes. I stedet indeholder den princippet om, at personoplysninger skal slettes, når de ikke længere er nødvendige.

 

Det skal du som arbejdsgiver være opmærksom på:

  • Oplysningspligten skal opfyldes overfor alle registrerede personer. Det gælder, uanset om behandlingen er baseret på et samtykke eller databeskyttelseslovens § 12. Dette overses ofte i forbindelse med ansættelse af nye medarbejdere.
  • Du skal som udgangspunkt bede om samtykke til indhentelse af referencer fra tidligere arbejdsgivere.
  • Modtagne ansøgninger, CV’er mv. bør slettes efter gennemført rekruttering – ellers må du bede om samtykke.
  • Så vidt muligt bør oplysninger om en medarbejder slettes efter ansættelsens ophør, når alle mellemværender er afregnet. Enkelte oplysninger kan gemmes for at dokumentere en historik i ansættelsen eller for at gardere dig som arbejdsgiver mod potentielle krav fra medarbejderen, som først forældes efter 5 år. I så fald skal der være grund til at tro, den slags krav måske vil blive stillet, da den tidligere opbevaringsgrænse på 5 år ikke er gentaget i vejledningen.

Du kan læse vejledningen i dens fulde længde på Datatilsynets hjemmeside.

Vil du vide mere?
Spørgsmål
Sandra
4/5/2019 2:18:16 PM

Hej.

- Må en virksomhed videregive eller offentliggøre medarbejderes private telefonnumre til medarbejderens egne kollegaer m.fl.??

- Må kollegaer og virksomheden kontakte en på sin private telefon og nummer i fritiden? - eller i arbejdstiden (fordi man ikke har en firma telefon)?

- Må en virksomhed/arbejdsplads (den er privat og ikke kommunal) tilmelde en ny medarbejder deres personaleforening og sundhedsforsikring når man ikke selv har givet samtykke til dette nogle steder overhovedet, det ikke er nævnt nogle steder men man bliver bare trukket i den udbetalte løn for begge dele??

- Hvis man skal til lægen, har en tid på hospitalet o.lign. i arbejdstiden, kan det så være rigtigt, at man enten skylder den tid/timer man er væk som man kan arbejde ind igen - hvor virksomheden - med hensyn til om medarbejderen kan den dag - ellers suverænt styrer - hvornår dette skal gøres?? Når alternativet er at man ellers bliver trukket for de timer i ens mdr. løn??

Ovenstående spørgsmål (alle sammen) er for en lønmodtager ansat på fuldlønsordning i et byggemarked som pladsmedarbejder, 37t. ugentligt under 3F og DIO II overenskomsten.

Har søgt nettet tyndt for svar så håber I kan hjælpe eller henvise til en lov eller lovgiver der kan kontaktes.

På forhånd mange tak.

Karsten Holt
6/13/2019 1:22:13 PM

Hej Sandra

Dine spørgsmål blander persondata og ansættelsesret.

Generelt må man rigtigt meget med almindelige, ikke-følsomme personoplysninger, så længe man gør det til et sagligt og lovligt formål.

Offentliggørelse af medarbejdernes telefonnumre på en intern telefonliste vil normalt være OK, men medarbejderne skal kunne frabede sig det. Offentliggørelse udadtil - på firmaets hjemmeside f.eks. - kræver samtykke.

En arbejdsgiver må godt ringe til medarbejderne, når der er et sagligt formål, f.eks. for at indkalde dem til overarbejde. Det er mere et ansættelsesretligt spørgsmål.

Tilmelding til personaleforening eller andre firmaordninger afhænger af, hvad der blev aftalt ved ansættelsen, herunder hvad der blev kommunikeret i personalehåndbøger mv., som der er henvist til i ansættelsesaftalen.

Som udgangspunkt kan arbejdsgiver kræve, at arbejdstiden er effektiv, så besøg hos lægen må lægges i fritiden, eller man må betale/afspadsere for friheden. Dette gælder dog ikke ved akutte besøg, og der kan være andre regler i overenskomst eller lokalaftale. Det ved fagforeningen.

Med venlig hilsen
Karsten Holt
Karsten Holt Advokat | ADVODAN Holbæk Se faglig profil
Besvar indlæg
Stil et spørgsmål
DU ER I GANG MED AT STILLE
ET SPØRGSMÅL PÅ ADVODAN.DK

Inden du går videre, vil vi gerne gøre dig opmærksom på, at dit spørgsmål bliver synligt her på siden.

Vi opfordrer derfor til, at du tænker over, hvilke informationer du afgiver, når du stiller dit spørgsmål. Vi anbefaler, at du fx undlader informationer om dit helbred, din økonomi eller andre personfølsomme oplysninger. Det kan også være oplysninger om familiære forhold eller oplysninger om din arbejdsmæssige situation, som det er uhensigtsmæssigt at offentliggøre her på siden.

Ønsker du ikke, at dit spørgsmål skal være synligt, har du mulighed for at kontakte et af vores lokale kontorer via kontaktformularen i højre hjørne.

Når du stiller dit spørgsmål her på siden, skal du oplyse din e-mailadresse. Din e-mailadresse bliver ikke offentliggjort men benyttes, så du kan godkende dit spørgsmål, inden det bliver synligt på hjemmesiden. Samtidig benyttes den til at fremsende en mail, når advokaten har besvaret dit spørgsmål.

Vi forbeholder os retten til at slette spørgsmål, indlæg og kommentarer, som indeholder personfølsomme oplysninger og bryder med gængse uformelle regler for god tone.

OK - LUK DENNE BOKS

Når du udfylder formularen og klikker på ”send”, giver du dit samtykke til, at dit navn og dit spørgsmål offentliggøres på hjemmesiden.
Din e-mailadresse bliver ikke offentliggjort men benyttes, så du kan godkende dit spørgsmål, inden det bliver synligt på hjemmesiden. Samtidig benyttes den til at fremsende en mail, når advokaten har besvaret dit spørgsmål.

ADVODAN opbevarer og benytter udelukkende de indtastede oplysninger som led i besvarelse af spørgsmål. Behandlingen af oplysningerne sker sikkert, fortroligt og i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Vi opbevarer din e-mailadresse i tre måneder, hvorefter den slettes helt. Dit spørgsmål og advokatens svar forbliver synlige på ADVODANs hjemmeside, så længe vi vurderer, at det er relevant og giver værdi for andre læsere.

Rette og slette oplysninger

Hvis du ønsker at få fjernet dit spørgsmål fra hjemmesiden, skal du rette henvendelse til ADVODANs sekretariat.
Vi forbeholder os retten til at slette spørgsmål, indlæg og kommentarer, som indeholder personfølsomme oplysninger og bryder med gængse uformelle regler for god tone. Vi opfordrer derfor til, at du tænker over, hvilke informationer du afgiver, når du stiller dit spørgsmål. Vi anbefaler, at du fx undlader informationer om dit helbred, din økonomi eller andre personfølsomme oplysninger. Det kan også være oplysninger om familiære forhold eller oplysninger om din arbejdsmæssige situation, som det er uhensigtsmæssigt at offentliggøre her på siden.

Læs mere om ADVODANs behandling af personoplysninger her.
Persondata Persondata

Brug for hjælp? ADVODAN kan hjælpe dig med at få overblik over håndtering af persondata i din virksomhed.

Læs mere her

Har du et spørgsmål til artiklen, kan du stille det her og få svar fra en advokat.

Stil et spørgsmål
GØR SOM 12.611 ANDRE. SE MERE HER
Gør som 12.611 andre

Tilmeld dig vores nyhedsbreve og bliv opdateret på juraen i din hverdag. Vi sender ud to gange hver måned.

Når du udfylder formularen og trykker ”Ja tak, tilmeld mig nu”, giver du samtykke til, at ADVODAN sender dig nyhedsbreve med lokale arrangementer, nyheder og gode råd om jura.

ADVODAN opbevarer og benytter udelukkende de indtastede oplysninger som led i udsendelse af nyhedsbreve. Behandlingen af oplysningerne sker sikkert, fortroligt og i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke og afmelde dig nyhedsbreve fra ADVODAN ved at bruge linket i bunden af nyhedsbrevet.

Læs mere om ADVODANs behandling af personoplysninger her.