Forretningsbetingelser beskytter din virksomhed

“Forretningsbetingelser er et sæt spilleregler, du som virksomhed i vid udstrækning selv kan bestemme, og som regulerer virksomhedens forhold til kunderne. Hvis ikke du har dem, så vil en eventuel tvist med en kunde skulle afgøres efter de almindelige love og regler på området,” fortæller Louise Brandt Rosenkilde, advokat hos Advodan Thisted.

Forretningsbetingelser kan sikre dig mod forskellige krav

Forretningsbetingelser giver dig mulighed for at begrænse dine forpligtelser over for kunderne. Du kan eksempelvis begrænse dit ansvar.

“I forretningsbetingelserne kan du ikke lave en generel ansvarsfraskrivelse, men du kan begrænse dit ansvar over for kunden. Fx kan man fraskrive sig ansvar for indirekte tab, som er tab, der ikke er en direkte følge af en defekt vare eller fejllevering. Det kan fx være tabt indtjening hos kunden, hvis denne har stået uden de rette byggematerialer på byggepladsen,” siger Louise Brandt Rosenkilde.

Med et sæt forretningsbetingelser kan du altså selv, til en vis grad, styre i hvor stort omfang du er ansvarlig for en defekt vare, fejllevering, forsinkelse mv. Ligeledes kan du selv bestemme, hvor længe dine kunder skal kunne reklamere, ligesom du i forretningsbetingelserne også kan fastsætte en rente ved forsinket betaling, som er højere end morarenten efter renteloven.

Du skal som erhvervsdrivende kunne dokumentere, at du har udleveret forretningsbetingelserne til kunden. “Mange virksomheder henviser blot til betingelserne i et tilbud eller ved fremsendelsen af en ordrebekræftelse, men man skal altså sikre sig, at man rent faktisk har sendt det til kunden. Som minimum skal man sætte et klikbart link ind til forretningsbetingelserne i tilbuddet eller ordrebekræftelsen, men det er ikke altid tilstrækkeligt og retspraksis er uklar på området. Nogle forsikringsselskaber kræver således, at man altid sender dem med ud til kunden,” uddyber Louise Brandt Rosenkilde.

Dine forretningsbetingelser skal passe din virksomhed

Der findes flere standardiserede forretningsbetingelser, som du kan bruge som skabelon til at udarbejde dine egne, men det er vigtigt, at du tilpasser dem til netop din virksomhed og de produkter og ydelser, du sælger.

“Der er fx lige kommet nye AB-regler i byggebranchen. Der sikkert mange virksomheder, som i deres forretningsbetingelser, stadig henviser til de gamle AB-regler. Det skal selvfølgelig opdateres, når man begynder at bruge de nye regler - for ens egen skyld,” siger Louise Brandt Rosenkilde.

Derfor anbefaler hun også alle virksomheder at huske, at gå forretningsbetingelserne igennem i ny og næ for at sikre, at de passer til den nuværende situation: “Som tommelfingerregel skal man kigge på sine forretningsbetingelser, når noget ændrer sig i virksomheden eller i branchen, eller hvis man skifter forsikringsselskab. Typisk skal forretningsbetingelserne afstemmes med forsikringsselskabet, så der er overensstemmelse mellem ansvarsbegrænsningen i betingelserne og forsikringsselskabets dækning. Derfor er det altid en god idé at have sit forsikringsselskab med ind over - i hvert fald i forhold til ansvarsbegrænsningen.”

Det skal du have med i dine forretningsbetingelser

Dine forretningsbetingelser behøver ikke fylde alverden - det handler om, at de indeholder det rigtige for din virksomhed. Derfor er det vigtigt, at de specificeres til din virksomhed og dens produkter og ydelser. Advokaten anbefaler, at forretningsbetingelserne bl.a. indeholder følgende punkter:

• Anvendelse: For hvilke produkter/ydelser/aftaler/handler/salg gælder betingelserne.
• Aftalegrundlag: Hvad udgør, foruden forretningsbetingelserne, det samlede aftalegrundlag, fx tilbud, ordrebekræftelse, kontrakt, AB-reglerne, m.v
• Produkter/Ydelser: Beskrivelse af produktet/ydelsen, og hvordan denne skal anvendes og til hvad (ansvarsbegrænsning).
• Pris og betaling: Hvordan fastsættes prisen og hvornår og hvordan skal der betales.
• Forsinket betaling: Hvornår løber der renter på og til hvilken sats, og hvornår kan aftalen ophæves som følge af forsinket betaling.
• Tilbud, ordrer og ordrebekræftelser: Hvor længe er tilbud gældende, hvornår skal ordrebekræftelsen sendes, kan der ske ændring af en ordre, og hvad indebærer sådan ændring.
• Levering: Skal produktet leveres, sendes eller afhentes. Hvordan skal forsendelse foregå, på hvilke vilkår, og for hvis risiko og regning.
• Reklamationer og garanti: Hvad er fristen for reklamation over defekt eller forkert vare.
• Hvordan skal reklamationen foretages for at være gyldig, er der garanti på et produkt, og i så fald, hvor længe. Og hvordan forholder din virksomhed sig til at afhjælpe dette eller ombytte.
• Ansvar: Hvornår har du ansvar, hvordan begrænses virksomhedens ansvar (beløb/procentsats), force majeure, mv. Dette punkt skal afstemmes med din virksomheds forsikringsselskab.
• Immaterielle rettigheder: Hvem har ejendomsretten til immaterielle rettigheder, og hvordan forholder din virksomhed sig til krænkelse af disse.
• Fortrolighed.
• Gældende ret og værneting: Hvordan skal eventuelle tvister afgøres og hvor, de civile domstole eller voldgift.