Vælg kontor
Privat
Erhverv
Nyheder
Om advodan

Menu

Persondata

Personoplysninger på medarbejdere

Det er ikke ligegyldigt, hvordan du behandler personoplysninger på medarbejdere, tidligere medarbejdere og jobansøgere. Persondataloven indeholder en lang række strikse regler, som mange virksomheder ikke kender.

Du er her

Mange virksomheder famler i blinde, når det kommer til lovlig håndtering af persondata på deres medarbejdere. Det er problematisk i forhold til overholdelse af persondataloven i dag, og med den nye EU-forordning kan sanktionerne være markant højere bøder ved overtrædelse af reglerne.

Her skitseres de vigtigste forpligtelser, du som arbejdsgiver har før, under og efter et ansættelsesforhold.

Før ansættelsesforholdet:

Ansøgninger: Før et ansættelsesforhold behandler din virksomhed typisk en masse personoplysninger i form af ansøgninger og cv’er fra potentielle medarbejdere. Adgangen til disse oplysninger skal begrænses til de relevante personer i virksomheden, ligesom du bør have en procedure, der sikrer, at oplysningerne ikke opbevares i længere tid, end det er relevant.

Det vil typisk sige, at oplysningerne fra frasorterede ansøgere skal slettes inden for seks måneder. Hvis du ønsker at arkivere en ansøgning med henblik på en eventuelt senere ansættelse, skal du indhente samtykke fra ansøgeren.

Rekrutteringsbureau: Hvis din virksomhed bruger et eksternt rekrutteringsbureau, skal du også sikre dig, at bureauet overholder persondataloven. 

Referencer: Hvis du indhenter referencer på en ansøger, kan persondatalovens regler være relevante. Særligt hvis reference indhentes elektronisk, eller hvis oplysningerne er gemt elektronisk hos den tidligere arbejdsgiver. Hvis du indhenter samtykke fra ansøgeren, vil du i alle tilfælde kunne udveksle oplysninger med eksempelvis medarbejderens tidligere arbejdsgiver.

Du skal dog sikre dig, at omfanget af samtykket er i overensstemmelse med de informationer, der udveksles. Søger du følsomme oplysninger som fx helbredsoplysninger, skal ansøgeren have samtykket specifikt til dette.

Under ansættelsesforholdet:

Brug af data som medarbejderen selv har afgivet: Udgangspunktet er, at du som arbejdsgiver må behandle personoplysninger, som medarbejderen selv har afgivet til brug for ansættelsesforholdet. For at opfylde forpligtelsen som arbejdsgiver skal du fx kunne udbetale løn til et anvist kontonummer.

På virksomhedens hjemmeside må du også gerne offentliggøre arbejdsrelaterede oplysninger som navn, stilling mv. uden specifikt samtykke fra medarbejderen. Det kræver dog udtrykkeligt samtykke at bruge medarbejderens billede på hjemmesiden.

Brug af data til kontrol: I løbet af et ansættelsesforhold kan du som arbejdsgiver have en interesse i at have kontrolforanstaltninger, fx vedrørende medarbejdernes brug af internet, e-mail, GPS-kørsel osv. Inden sådanne procedurer indføres, er det vigtigt, at du har taget visse forholdsregler.

Du har eksempelvis pligt til at orientere dine medarbejdere om disse kontroltiltag. Det kan du fx gøre i en personalehåndbog eller på anden måde lade fremgå af retningslinjer i virksomheden. Derudover skal formålet med den enkelte kontrolforanstaltning fremgå, og dette formål skal være sagligt (fx sikkerhed, dokumentation ift. kunder mv.). En anden vigtig ting at huske er, at du som arbejdsgiver aldrig må læse en medarbejders e-mail, hvis den er markeret med ”privat”. Private e-mails er nemlig omfattet af reglerne om brevhemmelighed i straffeloven.

Begrænsning af adgang til data: Under ansættelsesforholdet har du også pligt til at begrænse adgangen til følsomme personoplysninger på dine medarbejdere. Derfor bør det kun være relevante medarbejdere i eksempelvis en HR-afdeling, som har adgang til medarbejdernes personoplysninger.

Derudover skal du også sikre dig, at der er styr på sikkerheden, både i virksomheden og hvis medarbejderne har hjemmearbejdspladser og mobile enheder, hvorfra der er adgang til personoplysninger. Må der fx kunne printes hjemmefra eller må en medarbejders familiemedlemmer benytte en computer, hvor der potentielt er adgang til personfølsomme oplysninger?

Bruger du en ekstern it-leverandør til fx håndtering af løn, skal du også sikre dig, at leverandøren overholder kravene som databehandler.

Efter ansættelsesforholdet:

Sletning af oplysninger: Det er rigtig vigtigt, at din virksomhed har procedurer for opbevaring og ikke mindst sletning af medarbejderoplysninger efter, at en medarbejder er fratrådt. Der gælder allerede i dag et krav om, at personoplysninger skal slettes, når de ikke længere er relevante, og dette skal vurderes individuelt.

Det betyder i princippet, at du, hver gang en medarbejder fratræder, bør vurdere, hvilke dele af en medarbejders personalefil, der ikke længere er behov for, og hvilke oplysninger, der skal gemmes af hensyn til dokumentation til offentlige myndigheder, potentielle tvister i ansættelsesforholdet mv.

Medarbejderens e-mail-konto må kun holdes aktiv i en periode, der er så kort som muligt og snarest muligt efter, at medarbejderen er fratrådt, skal der sættes autosvar på med oplysning om fratrædelse og evt. anden relevant information.

Kun en enkelt eller ganske få betroede medarbejdere bør have adgang til den fratrådte medarbejders e-mail-konto. I dette tilfælde bør det sikres, at medarbejderen er bekendt med proceduren som led i den almindelige personalepolitik.

Har du brug for hjælp til Persondata?

Indtast dit postnummer og find nummeret på en af vores dygtige advokater i nærheden af dig.

Brug for hjælp til håndtering af persondata?
Når du udfylder formularen og klikker ”Send”, bliver der automatisk sendt en e-mail med dine indtastede oplysninger til dit nærmeste ADVODAN-kontor. Herefter vil du blive kontaktet af en medarbejder fra dette kontor. Dine data bliver ikke gemt på advodan.dk, men ligger kun i den e-mail, som bliver sendt til ADVODAN kontoret. Alle ADVODAN-kontorer overholder ADVODANs persondatapolitik, herunder reglerne for opbevaring og sletning af e-mails med personoplysninger. Her kan du bl.a. læse, hvordan vi håndterer dine data og hvor længe.

Har du brug for hjælp til Persondata?

Indtast dit postnummer og find nummeret på en af vores dygtige advokater i nærheden af dig.

Du er her
GØR SOM 12.436 ANDRE. SE MERE HER
Gør som 12.436 andre

Tilmeld dig vores nyhedsbreve og bliv opdateret på juraen i din hverdag. Vi sender ud to gange hver måned.

Når du udfylder formularen og trykker ”Ja tak, tilmeld mig nu”, giver du samtykke til, at ADVODAN sender dig nyhedsbreve med lokale arrangementer, nyheder og gode råd om jura.

ADVODAN opbevarer og benytter udelukkende de indtastede oplysninger som led i udsendelse af nyhedsbreve. Behandlingen af oplysningerne sker sikkert, fortroligt og i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke og afmelde dig nyhedsbreve fra ADVODAN ved at bruge linket i bunden af nyhedsbrevet.

Læs mere om ADVODANs behandling af personoplysninger her.