PrivatErhverv
Jylland
Sjælland
Bornholm

Vi hjælper med at etablere og administrere en whistleblowerordning

Flere og flere virksomhedsledere vælger at etablere en whistleblowerordning som led i en strategi om at være en ansvarlig virksomhed, der lever op til gældende regler.


Etablering af en whistleblowerordning, hvor både medarbejdere og eksterne interessenter kan indberette mistænkelige forhold, er et klart signal om, at virksomheden ikke kun siger, den går op i at være ansvarlig, men at der også er vilje til at afdække problematiske forhold. Hvis man samtidig vælger at lade sin whistleblowerordning administrere eksternt, understreger dette virksomhedens reelle ønske om at reagere på henvendelser.

 

Det er allerede i dag mere og mere normalt, at virksomheder af egen drift etablerer en whistleblowerordning, og snart bliver det også et lovkrav for virksomheder af en vis størrelse. Senest i oktober 2021 skal virksomheder og organisationer med flere end 50 ansatte således have etableret en whistleblowerordning.

Ordningen skal både være tilgængelig for medarbejdere og andre interessenter med en direkte tilknytning til virksomheden, f.eks. kunder og samarbejdspartnere. En whistleblowerordning kan bruges til at indberette mistanke om lovovertrædelser, økonomisk kriminalitet, produktsikkerhed, forbruger- og databeskyttelse, konflikter på arbejdspladsen m.v. Den nye lovgivning supplerer de områder, der allerede i dag er omfattet af krav om en whistleblowerordning, f.eks. virksomheder omfattet af hvidvaskloven.

Den danske lovgivning, som forventes vedtaget i februar 2021, er baseret på et EU-direktiv, som stiller en række krav til whistleblowerordningerne, blandt andet, at en whistleblower skal være sikret anonymitet og krav til håndteringen af kommunikation mellem whistleblower og modtager af indberetningerne. Det er derfor ikke nok f.eks. at opsætte en fysisk postkasse eller oprette en e-mail adresse, en whistleblower kan sende en indberetning til.

 

Vores compliance team består af advokater, som er specialister i hvidvask, GDPR og whistleblowerordninger, og vi tilbyder at etablere og administrere whistleblowerordninger for jeres virksomhed eller organisation, uanset om I skal have ordningen pga. af jeres størrelse eller fordi I af egen drift ønsker en løsning, der kan være med til at styrke jeres image både internt og eksternt.

Vi anvender en it-løsning, der lever op til alle tekniske krav til en whistleblowerordning, høj it-sikkerhed og compliance ift. persondatareglerne.

En whistleblowerordning hos Advodan omfatter en opstartsfase, hvor vi sørger for, at rammerne omkring en whistleblowerordning er på plads, løbende drift og compliance af ordningen, og – hvis det ønskes – håndtering af de indberetninger, der måtte komme ind via ordningen.

Opstartsfase

  • Indledende dialog, hvor vi lærer jeres virksomhed / organisation at kende med henblik på at udarbejde den relevante dokumentation
  • Udarbejdelse af en whistleblowerpolitik og information til medarbejdere og andre, som skal kunne anvende ordningen
  • Udarbejdelse af interne procedurer til udvalgte medarbejdere / ledelse om håndtering af indberetninger
  • Udarbejdelse af lovpligtig artikel 30 fortegnelse iht. GDPR ift. den behandling af personoplysninger, der finder sted i forbindelse med en whistleblowerordning
  • Etablerer adgang til jeres eget indberetningssystem (f.eks. via et link fra jeres hjemmeside til den it-løsning, vi anvender)

Den løbende drift

  • Vi sørger for, at ordningen til hver en tid er indrettet i overensstemmelse med gældende lovgivning
  • Vi kan kontaktes af medarbejdere og andre med spørgsmål omkring indberetninger via ordningen
  • Vi screener indberetninger og sørger for, at indberetningen ikke videregives til en person i virksomheden, som er omfattet af en konkret indberetning

Håndtering af indberetninger

  • I kan vælge, om I selv vil håndtere indberetninger, der kommer via ordningen, eller om vi skal håndtere dem for jer på følgende måde:
  • Selve håndteringen af de indberetninger, der kommer, håndterer vi professionelt, ordentligt og naturligvis i henhold til de tidsfrister, der angives i loven
  • En indberetning kan have meget forskellig karakter, og vi vurderer derfor også, hvordan den enkelte indberetning skal håndteres af virksomheden
  • Vi varetager den løbende kommunikation med whistlebloweren i henhold til gældende krav og frister

 

Skal vi også hjælpe din virksomhed i gang, så kontakt vores team i dag.

Vores Team

Karina Lind Bertelsen

Advokat / Partner / Certificeret persondatarådgiver 46 14 50 06

Emilie Andrea Busk

Advokat 46 14 50 04