PrivatErhverv
Jylland
Sjælland
Bornholm

Sådan håndterer du medarbejderdata før, under og efter en ansættelse

Det er ikke ligegyldigt, hvordan du behandler personoplysninger på medarbejdere, tidligere medarbejdere og jobansøgere. GDPR og databeskyttelsesloven indeholder en lang række strikse regler, som mange virksomheder ikke kender.

Erhvervsadvokat Karina Lind Bertelsen fra Advodan i Glostrup København er ekspert i persondatareglerne, og hun er ikke i tvivl om, at mange virksomheder famler i blinde, når det kommer til lovlig håndtering af persondata på deres medarbejdere.

Her gennemgår hun de vigtigste forpligtelser, du som arbejdsgiver har før, under og efter et ansættelsesforhold.

 

Før medarbejderen er ansat

Når din virksomhed modtager ansøgninger og cv’er fra potentielle medarbejdere, er det kun de relevante personer i virksomheden, der må have adgang til dem. Når jobbet er besat, må du kun opbevare ansøgningerne, så længe de er relevante – herefter skal de slettes fra indbakken, sags-system mv. Hvis du ønsker at beholde en ansøgning til brug for fremtidige stillinger, skal du indhente samtykke fra ansøgeren.

Indhenter du reference på en ansøger, skal du have samtykke til det. Går du efter mere følsomme oplysninger som fx helbredsoplysninger eller lignende, skal ansøgeren give specifikt samtykke til dette formål.

Bruger din virksomhed et eksternt rekrutteringsbureau, skal der tages stilling til, om rekrutteringsbureauet er selvstændig dataansvarlig eller om bureauet er databehandler. Såfremt rekrutteringsbureauet er databehandler, er det dit ansvar, at bureauet overholder databeskyttelsesreglerne, idet bureauet handler på vegne af din virksomhed. Du skal blandt andet sørge for at indgå en databehandleraftale med bureauet.

 

Mens medarbejderen er ansat

Som arbejdsgiver må du gerne – på sikker og fortrolig vis – behandle personoplysninger, som medarbejderen selv har afgivet. Der er dog flere steder, hvor du skal være ekstra opmærksom.

Vil du have et billede af medarbejderen på din hjemmeside, kræver det et samtykke fra personen. Det kan eventuelt skrives ind i ansættelseskontrakten.

Hvis din virksomhed bruger kontrolforanstaltninger i forbindelse med medarbejdernes brug af internet, e-mail, GPS-kørsel eller lignende, har du pligt til at orientere dem om det. Det kan du fx gøre i en personalehåndbog eller i interne retningslinjer. Derudover skal formålet med den enkelte kontrolforanstaltning fremgå, og dette formål skal være sagligt (fx sikkerhed, dokumentation ift. kunder mv.)

Du skal også have styr på sikkerheden, både i virksomheden og hvis dine medarbejdere har hjemmearbejdspladser og mobile enheder, hvorfra der er adgang til personoplysninger. Må der fx kunne printes hjemmefra, eller må en medarbejders familiemedlemmer benytte en computer, hvor der potentielt er adgang til personfølsomme oplysninger? Dette bør virksomheden have taget stilling til.

Bruger du en ekstern it-leverandør til fx håndtering af løn, og andre oplysninger om dine medarbejdere, har du også pligt til at sikre dig, at leverandøren overholder kravene som databehandler.

 

Efter medarbejderen er stoppet

Når en medarbejder fratræder, er det vigtigt, at du sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante – og det skal vurderes individuelt. Du må gerne gemme personoplysninger af hensyn til dokumentation til offentlige myndigheder, potentielle tvister i ansættelsesforholdet mv. Men herefter skal de slettes.

Du må kun holde liv i en fratrådt medarbejders e-mailkonto i så kort tid som muligt. Kun en enkelt eller få betroede medarbejdere må have adgang til den fratrådte medarbejders e-mails.

 

Ikke-følsomme oplysninger (eksempler):

(opbevaring kræver ikke samtykke fra din medarbejder)

  • Navn, adresse, tlf.nr, fødselsdato
  • Familieforhold
  • Løn, arbejdstider, fravær, sygedage
  • Kontonummer
  • Skat og gæld

 

Følsomme oplysninger:

(opbevaring kræver samtykke fra medarbejderen)

  • CPR-nummer
  • Offentliggørelse af billede på hjemmeside
  • Oplysninger om helbredsforhold
  • Fagforening
  • Straffeattest
  • Personlighedstest
  • Racemæssig eller etnisk baggrund
  • Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning
  • Seksuelle forhold
  • Væsentlige sociale problemer
Indsender formularen...

Har du brug for rådgivning om behandling af medarbejderdata?

Vil du vide mere?

Karina Lind Bertelsen

Advokat / Partner / Certificeret persondatarådgiver
Læs mere om Karina

107 kommentarer

X

Hej Kanrina. Jeg er ansat i en stor international virksomhed som har besluttet at outsource al HR og løn til Malaysia. Må de gerne gøre det uden samrtykke og er man stadigvæk beskyttet af databeskyttelseloven ?

Rasmus

Hej Karina. Hvis min nye arbejdsgiver efterspørger lønsedler fra min tidligere arbejdsplads, må min nye arbejdsgiver gøre det eller skal jeg give samtykke til det, og i så fald hvilke krav er der til mit samtykke herom mundtligt/skriftligt?

Kirva

Hej Karina. Jeg har selv sagt mit job op, da jeg blev tilbudt et nyt i en konkurrerende virksomhed. Må min tidligere arbejdsgiver godt fremsende brev til min nuværende arbejdsgiver og fortælle dem at de mener, jeg har taget fortrolige oplysninger med mig ?( hvilket jeg ikke har) Jeg ser det som cikane, da de blev meget sure over min opsigelse. Mvh Kirva

Helle

Hej Karina Min tidligere arbejdsgiver spørger mig om oplysninger om min nuværende arbejdsgiver (CVR, adresse osv.). Må han det egentlig? Er jeg t.o.m. forpligtet til at svare ham? Jeg synes at der er ingen grund til at svare ham. Mvh Helle

Karina Lind Bertelsen

Hej Helle Tak for dit spørgsmål. Det kan godt være relevant for din tidligere arbejdsgiver at vide, hvor du har fået arbejde, hvis du f.eks. i forbindelse med din fratræden har en aftale, der giver din tidligere arbejdsgiver ret til modregning i løn i opsigelsesperioden – og du har fået dit nye arbejde i en opsigelsesperiode. Hvis ikke der er dette eller en anden relevant grund, behøver du ikke informere din tidligere arbejdsgiver om din nye arbejdsgiver. Med venlig hilsen

Katla

Hej Hvis en medarbejder tilknytter en kontaktperson/pårørendes telefon til sin arbejdes profil. Som virksomheden har adgang til hvis vi kan ikke kom i kontakt med medarbejderen. Skal den medarbejdere få samtykke eller informere kontaktpersonen/pårørende at de har videre givet deres information til deres arbejdsgiver?

Henriette

Hej Karina, Ift. rukrutering, skal man der have samtykke til at opbevare ansøgningen? Hvis ja, kan man evt. i stillingsopslaget skrive, at ansøgeren, ved at sende ansøgningen, automatisk samtykker til, at vi som virksomhed opbevarer den i 6 mdr. hvorefter den slettes. På forhånd tak. Dbh. Henriette

Lis

Hej Karina Ved min afskedigelse har arbejdsgiver sendt dokumentation til min fagforening. Denne dokumentation er sendt i en almindelig mail indeholdende min engelsk test, der var dårlig pga. af sygdom, lederens bedømmelse af min arbejdspræstation, vurdering af mig sammenlignet med arbejdskollegaer,, oplysninger om mine kunder, omtalt ved navn, Kundenr og hvem, der har sendt dem varen. Oplysninger om mig er personfølsomme og kan misbruges. Fortrolige oplysninger om resultater herunder om hvor meget, jeg har præsteret sammenlignet med en kollega. Der er risiko for identitetstyveri og økonomisk svindel. Kan jeg gå til arbejdsgiver og kræve erstatning? Jeg er meget rystet. Arbejdsgiver er ligeglad. Kan jeg melde sagen til politiet og gå til pressen?

Jonathan Elberling

hej jeg fik et job da jeg skulle skrive mine oplysninger fik jeg en mail inde i den mail var der 17 medarbejteres adrasse telefon nummer cpr nummer konto nummer og registeringsnummer er det ulovligt

Anne Jensen

Kære Sus Må en kommunal arbejdsgiver, udsende en mail til hele organisationen, med oplysning om at en medarbejderen er blevet afskediget, efter partshøringsfristen og at pågældende er sygemeldt? Pågældende medarbejder har ikke givet samtykke hertil. Pågældende Medarbejder føler sig krænket og udstillet Ift ordlyden og rundsendende. Det bemærkedes at fagforeningen gør indsigelse mod opsigelsen og at sagen ikke er afsluttet.

Patrick

Hej Karina! Må min arbejdsgiver udlevere min lønseddel til en leder af en anden arbejdsplads under samme ejer, uden samtykke? Lidt henad at superbrugsen udlevere min lønseddel til kvickly.. Ejet af samme store kæde, men forskellige arbejdspladser? Lønsedlen indeholder cpr-nr. På forhånd, tak for hjælpen

Tina

Hej Min arbejdsplads benytter vores fulde navne som e-mailadresser. Hedder man Søren Jensen kan man jo ikke nemt “genkendes”. Men har man et mere specielt navn kan man ikke rigtig være anonym. Jeg tænker ikke internt i virksomheden men når man fx. har med kunder og leverandører at gøre. Hvad siger loven? Mvh Tina

Olivia

Hej Jeg vil gerne vide om et firma må videregive en medarbejders navn uden samtykke ex. Ved at skrive navnet på en faktura der sendes til en kunde? På forhånd tak.

Jannie Blok

Hej Karina. Må arbejdsgiver ifm opsigelse af medarbejder, melde ud til virksomhedens øvrige ansatte via SMS, at medarbejder er blevet afskediget da han ikke længere har ren straffeattest?? På forhånd tak. Med venlig hilsen Jannie

Benny

Hej, jeg har en ansat som spørger til hvor længe tilbage vi må gemme hendes sygedage i systemet? Det er vedrørende ny kontrakt til hende, som er lavet efter legal desk. Hun er stadig ansat hos os.

Anjelica Dam

Kære Karina. Er det lovligt at min nuværende arbejdsgiver har taget kontakt til min forrige arbejdsgiver - en arbejdsgiver jeg end ikke har oplyst om nogen steder?? Endvidere har min arbejdsgiver været inde i min journal og se efter et coronasvar (igen uden mit samtykke) Har han brudt persondataloven??

Erik Lybøl Andersen

Er det ulovligt at nævne navne og stilling på offentlige ansatte - herunder sagsbehandlere fra jobcentre som Børne og unge centre? - Ledelse og politikere? Er det ulovligt at ligge lydfiler fra optagelser fra borgeres møder med Sagsbehandlere? Hvor de feks præsenterer sig på lydfilen med deres navn og stilling? Selvom man ikke har oplyst at man optager?

Marianne

Hej Karina. Er det lovligt, at min arbejdsgiver (læge) har informeret en patient om, at en ansat har samme kroniske sygdom som denne patient.? Gælder tavshedspligten ikke også her? . På forhånd tak M

Mogens Jørgensen

Hej Advodan! Jeg sidder i dag hos forsikringsvirksomhed A, Forsikringsvirksomhed A har et samarbejde med forsikringsvirksomhed B, dog er disse selvstændige med hver deres CVR. Jeg er i dag blevet opsagt grundet at jeg har flyttet mine forsikringer over til forsikringsvirksomhed B, for at tage imod et kampagnetilbud hvor der blev tilbudt gavekort ved tegning af forsikringer. Jeg har herefter flyttet mine forsikringer retur til forsirkingsvirksomhed A. Dette har åbenbart berørt min ansættelse hos forsikringsvirksomhed A, da de vurderer at der er blevet udnyttet systemer hos A/B med grov uagtsomhed og med vinding for øje. Det har aldrig for min side været med grov uagtsomhed, da jeg blot har takket ja til et godt tilbud!, Der står desuden ikke i nogle som helst retningslinjer at man ikke måtte rykke sine forsikringer til virksomhed B for derefter at rykke tilbage. Hvad vil i sige om denne sag? Desuden er mit tillægsspørgsmål - må min nuværende virksomhed (A) gerne indhente mine personlige kundeforholds oplysninger uden samtykke fra virksomhed (B)? Er fyringsgrundlaget sagligt? Hvordan ville denne sag vurderes.

Ea

Jeg arbejder som handicaphjælper hos en privat person. Mit spørgsmål går på om jeg må give min kollega mit mobilnr når jeg er på arbejde. Den dame jeg er hos mener det er forbudt at jeg giver mit nr. til de andre kollegaer, jeg mener ikke det er ulovligt. Kan du hjælpe os med vores problem. På forhånd tak. Venlig hilsen Ea

Karina Lind Bertelsen

Hej Pia Det forhold, at medarbejderen selv har oplyst sin private mailadresse i forbindelse med ansættelsen, er ikke i sig selv nok til at virksomheden må bruge denne mailadresse - også selvom det er i en god hensigt. Der foreligger en afgørelse fra Datatilsynet, hvor en virksomhed har videregivet medarbejderes private kontaktoplysninger til et forsikringsselskab med henblik på at medarbejderne fik tilsendt fordelagtige forsikringstilbud. Her fandt Datatilsynet, at videregivelsen af medarbejderens kontaktoplysninger var forkert uden samtykke fra medarbejderen. I den konkrete sag var der ikke tale om en gave (men altså en form for markedsføring), og jeg mener godt, I kan sende gaver til medarbejdernes private adresse. Hvis I kan undlade at videregive de private mailadresser, vil jeg dog anbefale jer at gøre det, da det ikke synes at være nødvendigt. I bør under alle omstændigheder sikre jer, at den leverandør, I anvender, sletter oplysningerne efterfølgende. Mvh Karina

Pia

Må en virksomhed anvende medarbejderens private mailadresse (som de selv har oplyst i forbindelse med ansættelse) i forbindelse med at der er bestilt en gave til alle medarbejdere som er sendt direkte til hjemadressen. Altså - Må notificeringsmail fra den virksomhed der leverer gaven sendes til medarbejderens private mailadresse?

amir

hej jeg har været rigtig uheldig og ikke komme i betragtning af et job pga en dårlig reference..... det begyndte således med at jeg var længere sygemeldt fra det gamle arbejde og blev opsagt jeg ville søge nyt job et andet sted og kom derefter til samtale og det gik skide godt ! jeg var derefter ned i butikken dagen efter og fik at vide at jeg ikke kom i betragtning pga den gamle arbejdsplads snakkede dårligt om mig. jeg blev rigtig ked af det og tænkte at jeg ikke har givet nogen form for samtykke er det ikke et brud mod gdpr loven? og får man erstatning for det ?

Karina Lind Bertelsen

Hej Amir. Der skal indhentes samtykke før man må indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere. Hvis du ikke har givet samtykke det sted, hvor du var til samtale, kan du vælge at klage til Datatilsynet over dette. Hvorvidt du kan få erstatning eller godtgørelse fra enten den tidligere arbejdsgiver (som måske har udtalt sig usagligt til den nye, potentielle arbejdsgiver), eller den nye potentielle arbejdsgiver for ikke at indhente dit samtykke, er vanskeligt at svare på uden mere information. Du er velkommen til at kontakte mig via mail, hvis du ønsker bistand om dette. Mvh Karina

Lena

Hej, Hvis man sidder på et forkontor på en skole og man arbejder med følsomme oplysninger på personale og elever, skal døren så være låst hele tiden i løbet af dagen eller bare hvis man forlader kontoret i længere tid? Normalt er alle oplysninger låst inde i skab og skuffe når de ikke bruges og over natten, men i løbet af dagen bruger man jo nogle papirer med følsomme oplysninger i sit arbejde og pludselig skal man med en telefonbesked, aflevere/hente noget, kopiere, have en kop kaffe eller et andet ærinde. Er det nok at vende papirerne om på sit skrivebord, eller skal man - hver gang man går - låse døren....

Karina Lind Bertelsen

Hej Lena Det er ikke nødvendigt at låse døren, mens du er der, men forlader du kontoret, bør du sørge for, at dokumenter med følsomme personoplysninger ikke er tilgængelige for uvedkommende. Hvorvidt det er nok at vende dokumenterne om, afhænger af de konkrete omstændigheder - f.eks. hvordan dit skrivebord er placeret ift. medarbejdere, elever m.v. - og bør hvor meget trafik der er omkring dit skrivebord. Hvis du mener, din placering er "udsat" ift. andre personer, bør du låse dokumenterne inde, når du forlader din plads. Mvh Karina

Malte

Hej Mit spørgsmål er: jeg har fået støtte fra team DK, er blevet opsagt støtten og efter et halvt år får jeg pludselig overført beløbet igen. Har de overtrådt Reglerne for persondata i og med de ikke havde noget at bruge mine konto oplysninger til da jeg ikke længere er en del af team DK.

Marlene

I forlængelse af de spørgsmål, som er stillet af Ulrikke Steenholt Sørensen vedrørende CV'er, som bruges i forbindelse med tilbudsgivning (altså ikke CV til brug for ansættelse). Af svar til Ulrikke Steenholt Sørensen står der, at arbejdsgiveren ikke uden samtykke må videregive medarbejderens fødselsdato, da det er en privat oplysning. Hvad er hjemlen hertil? Og vil det gøre en forskel, hvis arbejdsgiver blot angiver alder i disse CV'er til kunder?

Karina Lind Bertelsen

Hej Susan Først og fremmest undrer det mig, hvis der bruges personlige Apple ID i forbindelse med en ansættelse. Et Apple ID er ikke en følsom personoplysning i GDPR's forstand, men stadig en fortrolig og privat personoplysning, som ikke bør deles med andre. En arbejdsgiver bør kunne nulstille devices m.v. uden at skulle have adgang til medarbejderens private Apple ID. Mvh Karina

Susan

Hej Kan en offentlig arbejdsgiver kræve at få udleveret koder til bærbar, mobil og ipad efter en opsigelse? Til nogle koder (i det offentlige) bruger man Apple Id. Jeg vil mene at et apple id hører ind under personfølsomme oplysninger? På forhånd tak Susan

Helene

Hej Karina, Jeg ved at ansættelseskontrakter må gemmes i op til 5 år efter fratrædelse iht. forældelsesloven. Jeg er dog kommet i tvivl om det samme gælder for lønposter/bogføringsposter på medarbejdere i virksomhedens lønsystem, eller om de skal slettes efter 5 år fra udgangen af året for bogføringstidspunktet (iht. bogføringsloven)?

Tine

Hej. Hvis ansatte normalt bruger deres private e-mail til at kommunikere med arbejdsgiver, må denne så udlevere alle disse mailadresser til en ekstern kommunikationskonsulent ?? Venligst Tine

Jos

Hej! Min arbejdsgiver vil have at jeg sender både et billede af mit sygesikringskort og et billede af mit pas. De siger det er for, at få informationer, men uddyber ikke. De har fået CPR-nummer. Hvad skal jeg gøre i denne situation? De vil have det sendt over mail. Hilsen Jos

Gitte

Hej Karina Jeg arbejder i en virksomhed der benytter os af vikarer og praktikanter til eks. arbejde på lager mv.. I den forbindelse har jeg et par spørgsmål: 1) Er vi dataansvarlig overfor den enkelte vikar - der er ikke databehandleraftale med selve vikarbureauet. 2) Vi har oplysninger om den enkelte vikar og praktikant, er det "bare" den almindelige oplysningspligt de skal have, eller er det kun vikarbureauet de er ansat i der skal give dem de oplysninger? de bliver jo oprettet i vores systemer mv.

Martin

Må en nuværende arbejdsgiver som bruges som reference, informerer om den pågældende medarbejders sygefravær ? Skal man specifikt give samtykke til dette som medarbejder ?

Karina Lind Bertelsen

Hej Martin. Det afhænger lidt af situationen. Hvis fraværet som følge af sygdom er en væsentlig information for en kommende arbejdsgiver, f.eks. fordi det fortsat er aktuelt og et væsentligt omfang, vil det formentlig være sagligt for den nuværende arbejdsgiver at videregive en information om væsentligt fravær på grund af sygdom uden specifikt samtykke. Den nuværende arbejdsgiver må dog ikke informere om hvilken sygdom, der er tale om, uden et specifikt samtykke. Hilsen Karina

Martin

Må en nuværende arbejdsgiver som bruges som reference, informerer om den pågældende medarbejders sygefravær ? Skal man specifikt give samtykke til dette som medarbejder ?

Dennis Benneballe Grade

Hej Karina Jeg vil lige sætte spørgsmåltegn på dine vejledninger her. 1) Følsomme oplysninger indebærer udelukkende: - Race og etnisk oprindelse - Politisk overbevisning - Religiøs eller filosofisk overbevisning - Fagforeningsmæssige tilhørsforhold - Genetiske data - Biometriske data med henblik på entydig identifikation - Helbredsoplysninger - Seksuelle forhold eller seksuel orientering CPR-nummer er dermed ikke en del af følsomme oplysninger. Derimod drejer det sig her om fortrolige oplysninger. Desuden er et billede på en hjemmeside heller ikke følsom, ej heller fortrolig. Der er godt nok krav om samtykke, men der er tale om en almindelig personoplysning her. Så skriver du "Datatilsynet skal oplyses Hvis din virksomhed behandler følsomme oplysninger om dine medarbejdere, er du forpligtet til at anmelde din personaleadministration til Datatilsynet." Dette er heller ikke helt korrekt. Hvorfor bør man anmelde til Datatilsynet, hvis man behandler følsomme oplysninger? Hvis man i ansættelsessamtykkeerklæringen nævner, at man opbevarer fx sygedage og oplysninger om medarbejdernes velvære, eller mails hvor medarbejdere skriver at de har en bestemt sygdom, eller medarbejdernes sygemeldinger inkl. deres forklaring af, hvad de fejler, osv. så skal man godt nok passe på de data, men ikke anmelde dette til Datatilsynet. Har du grundlag for at skrive dette? Sidst men ikke mindst, hvis man i ansættelses start spørger om samtykke fra medarbejder om opbevarelse af billede til brug i ekstern markedsføring fx hjemmeside, samt straffeattest og at disse opbevares efter ansættelse, vil dette kunne give arbejdsgiveren lov til at opbevare disse dokumenter, eller skal der indhentes separat samtykke, efter medarbejderen fratræder? Mvh, Dennis

Maria

Hej Karina, Jeg har kontraopsagt mit job og er i denne forbindelse blevet bedt om at tilkendegive hvorvidt jeg ønskede at beholde mit telefonnummer, i forbindelse med min fratrædelse. Dette har jeg ikke ønsket, men min nuværende arbejdsgiver har uden min accept videregivet mit navn og min private mailadresse til teleudbyderen, som har kontaktet mig - må de godt det? Hilsen Maria

Heidi

Hej Karina Jeg har modtaget 2 skriftlige advarsler af 2 chefer på min nuværende arbejdsplads. Den første ligger 2,5 år tilbage vedr. privat samtale i arb. tiden, da vi havde en terminal patient med kræft i familien. Jeg har bedt om at få den slettet nu der er gået langt over et 1 år og den ikke juridisk er gyldig længere. Iøvrigt var den tidsbegrænset til 3 mdr. Jeg fik at vide at det kunne han ikke, det var kun muligt hvis jeg fik en ny chef som ikke fandt den nødvendig. Jeg fik ny chef og hun var/er usikker og spørger min gamle chef meget til råds. Jeg fik endnu en advarsel i juni 2019 ca 2 år efter den første advarsel, nu på baggrund af at tale dårligt til mine kollegaer. Jeg er i chok og spørger om der er kollegaer som har klaget over mig og om hun hun kan fortælle mig om en episode hvor jeg skulle have tiltalt kollegaer på en ubehagelig måde? Hun siger at der er ingen som har klaget over mig, det er hendes oplevelse af mig, og derfor får jeg en skriftlig advarsel. Der bliver refereret til et afdelingsmøde hvor vi er 5 mand i et mødelokale, her fremfører 2 kollegaer deres frustration over begivenheder de har oplevet på kontoret med andre kollegaer og det er de kede af. Jeg bakker dem op og siger at jeg har oplevet det samme som dem i andre situationer. Det resulterer derfor i en skriftlig advarsel kun til mig. Jeg er pt. sygemeldt da det psykiske pres er blevet for meget og har ødelagt min daglige trivsel og energi både på job og privat. Jeg er nu ved at starte op igen på job, men advarslerne hænger som en sort sky over mit hoved og nager mig stadig og er skyld i svære dage med stress og angst symptomer. Kan jeg kræve dem slettet? Eller må jeg leve med at de står i min personale fil i resten af mit ansættelsesforhold? Tænker at det er træls at have hængende over hovedet de næste 10 år, nu hvor jeg også lever med konsekvensen af det iform af stress/angst. Skal jeg virkelig finde et nyt job i en anden virksomhed for at blive fri af de advarsler? Mvh Heidi

Jesper

Vi har billede af medarbejderen sidene på en væg i kantinen , kræver det et samtykke fra personen ?

Brian

Hej Jeg har været ansat i et firma for over et år siden og får stadig mails fra dem hvor alle ansattes emailadresser fremgår .... det samme er sket igen nu hvor jeg annulerede en kontrakt med et nyt firma, men de gør det samme og sender mails til medarbejderne så man kan se alles mailadresser..... er det lovligt og hvad kunne konsekvensen være ?? Vh Brian

Jon Pedersen

Kan en arbejdsgiver kræve at se indholdet af kommunikation mellem en gruppe medarbejdere (sms) samtlige telefoner er privat telefoner ?

Stig

Hej … Jeg er blevet fyret og fritstillet fra et job i en støtte offentlig virksomhed for henved et halvt år siden. Hvis jeg søger et job i samme virksomhed men en helt anden afdeling må personaleafdelingen så udlevere oplysninger til den nye afdeling i forbindelse med rekrutteringsforløbet ??

Anne-Grete Kruse

Hej .... Jeg har et spørgsmål vedrørende mappe indeholdende mine lønsedler og provisionsudregning ... disse er ikke låst inde men tilgængelig for alle .... nu er det sådan at min tidligere chef har været på arbejdspladsen og taget denne mappe med sig da han skulle bruge oplysninger derfra .... mappen er ikke kommet tilbage endnu og jeg vil spørge , om det er lovligt at fjerne materiale om mig fra arbejdspladsen uden mit samtykke , da jeg jo ikke kan vide hvem og hvad der sker med det ?

Karina Lind Bertelsen

Hej Anne-Grete. Din arbejdsgiver er ansvarlig for, at dine personoplysninger håndteres fortroligt. Hvorvidt din tidligere chef har haft en saglig grund til at tage mappen med sig, og i øvrigt håndterer dem indenfor de retningslinjer, der er fastsat af virksomheden, kan jeg ikke vurderer ud fra det, du skriver. Du kan evt. rette henvendelse til jeres interne ansvarlige for persondata (eller din chef, hvis ikke I har en internt ansvarlig) og bede dem undersøge dette nærmere. Personaleoplysninger bør under alle omstændigheder opbevares aflåst. Mvh Karina

Jacob

Hej Karina Jeg har lavet en medarbejder portal for en mindre virksomhed. Portalen holder blandt andet styr på de time-ansatte medarbejderes timer. De trykker på en knap i deres smartphone's web-browser når de møder ind og ligeledes når de går hjem. Dette er selvfølgelig gemt bag en login funktionalitet. Nu vil man gerne registrere deres geografiske position i det øjeblik de møder ind og går hjem. Er der ift til lovgivning et problem herved ?

Katrine

Hej, Må man beholde en tidligere medarbejders indbox/emails på ubestemt tid, hvis vedkommende har givet samtykke til det?

Karina Lind Bertelsen

Hej Katrine. Et samtykke er ikke grundlag for at opbevare oplysninger i en inbox på ubestemt tid. Der er en række grundlæggende principper, der skal være opfyldt så længe man gemmer oplysningerne, uanset om man har samtykke - og ofte vil samtykke ikke være nødvendigt, fordi virksomheden kan have en legitim interesse i at gemme virksomhedsrelevant kommunikation. Man er her nødt til at vurdere, hvilke oplysninger, der er tale om, og hvor længe virksomheden har brug for oplysningerne. Mvh Karina

Iben Michelsen

Hej Karina Vi har en entreprisevirksomhed der aktuelt har ca. 200 EU-borgere ansat i en kortere periode. Fordi de kommer rejsende til landet, betaler vi dem ofte et aconto-beløb i starten af perioden, således de har penge til proviant mv. Beløb udbetales kontant. Nu kræver banken dokumentation i form af kontrakt. Må vi overhovedet, ilg. GDPR, dele den med banken?

Henrik

Hej Karina, Jeg er blevet gjort opmærksom på at min arbejdsgiver har haft logget sig ind på en af mIne kollegaers private Gmail, og taget skærm billeder af private samtaler os kollegaer imellem. De her samtaler er forgået på vores private mail konto, på virksomhedens computere. Er det tilladt, og hvordan skal jeg forholde mig til det?

Karina Lind Bertelsen

Kære Henrik. Det er ikke tilladt for en arbejdsgiver at læse privat mailkorrespondance. Det er som udgangspunkt både i strid med persondatareglerne og straffelovens regler om brevhemmelighed. Jeg skal dog tage forbehold for, at jeg ikke kender til de nærmere omstændigheder og indholdet af den aktuelle korrespondance, og om den har haft eller kan forventes at få nogen indflydelse på din ansættelse i virksomheden - og derfor er det vanskeligt at råde dig til, hvad du skal gøre. Der er mulighed for indsigt i oplysningerne, klage til Datatilsynet osv., men det bør indgå i en samlet overvejelse af situationen. Mvh Karina

Louise

Hej Karina. Jeg har lige fundet ud af min arbejdsgiver opbevare min og mine kollegas straffeattester i en mappe der står frit fremme er dette lovligt og i så fald hvordan skal det håndteres ? Mvh. Louise

Karina Lind Bertelsen

Kære Mette. Det er helt rigtigt og skyldes at artiklen er fra 2016, men bliver ved med at leve, fordi der stilles så mange gode spørgsmål :-) Men indholdet bør naturligvis være korrekt, så det vil vi følge op på. Tak for dit indspark! Mvh Karina

Mette

Måske denne side skal opdateres efter den nye persondataforordning, da det er urigtigt det der står ang. følsomme oplysninger. De følsomme oplysninger er udtømmende, og indebærer ikke CPR nr. :-)

Jette

Hej Jeg er selvstændig frisør og ikke omfattet af nogen overenskomst. Jeg har ansat en assistent pr 28/10, som arbejder 100 meter fra mig og vil i den forbindelse høre, om jeg må offentliggøre nu, på min hjemmeside og facebook, at hun starter hos mig.?? Eller er jeg omfattet af nogen form for konkurrence klausul..?? Mvh Jette

Christian

Må min tidligere arbejdsgiver opbevare en skriftlig advarsel jeg fik hos dem?

Signe

Hej Karina. Vedr. oplysning om nærmeste pårørende i tilfælde af ulykke eller lignende: Må alle medarbejdere have adgang til en liste (fysisk og/eller elektronisk) over alle virksomhedens medarbejderes nærmeste pårørende? Venlig hilsen Signe

Stine

Hej. Min kæreste har fået en forespørgsel, fra det firma han arbejder i, om en kopi af hans pas til opbevaring, grundet bekymring om ulovlig arbejdskraft. Jeg synes dog, at det lyder meget mærkeligt, eftersom han er dansk statsborger og har skrevet kontrakt, betaler skat m.m. Må de godt forlange det? Med venlig Stine

Christina

Hej Jeg arbejder på en skole, hvor vi skal dække hinanden ind ved fravær. Jeg har en ny kollega, som påstår at gdpr-lovgivningen siger at vores arbejdstider er personfølsomme og ikke må deles med hinanden. Derfor står der nu ikke længere hvad jeg skal og hvor længe jeg skal det på vores fraværsoversigt (Fx før stod der "Christina: møde kl 9 - 10", men nu står der bare "Christina") Hvilket gør det meget vanskeligt at planlægge, da det lige så godt kunne betyde "Christina: Kursus kl 8 - 16". Er det virkelig korrekt, at jeg ikke må kende mine kollegaers arbejdstid, at de holder afspadsering eller ferie? Og kan jeg ikke selv som person bestemme om mine kollegaer må kende mine ferieønsker? Christina

Malou

Hejsa, Hvornår må en arbejdsgiver videregive informationer om nyansættelsen af en person til henh. interne i andre afdelinger og til eksterne (eks. Samarbejdspartnere og projektdeltagere)? Må dette gøres inden underskrevet kontrakt og uden samtykke fra den nyansatte?

Henrik Nielsen

Hej Karina, Min advokat har bedt om indsigt i såvel de personfølsomme, virksomheden har på mig. Virksomhedens advokat, har accepteret at sende alle informationer inde for fire uger. Nu er der gået mere end 4 uger, og vi har intet modtaget. Er det en overtrædelse af persondataloven ? Vil man i en efterfølgende retssag, se bort fra de personfølsomme oplysninger, da de ikke er udleveret af virksomheden ? Henrik

Karina Lind Bertelsen

Hej Henrik. Beklager det sene svar. Jeg kan ikke udlede de nærmere omstændigheder af din forespørgsel, men udgangspunktet - når man beder i indsigt i sine oplysninger - er at anmodningen skal besvares senest en måned efter henvendelsen er modtaget og hvis der er tale om en kompliceret henvendelse kan denne frist forlænges med yderligere to måneder. En afvisning skal gives senest efter en måned og skal begrundes. Jeg kan ikke svare dig på, om man vil se bort fra oplysningerne i en retssag, da det formentlig vil komme an på, om virksomheden har en interesse i at fremlægge dem. Man kan derimod klage til Datatilsynet, hvis du uberettiget har fået afvist indsigt. Mvh Karina

Bettina

Hejsa Min arbejdsgiver beder om at få en kopi af mit pas tilsendt via mail. må de det? Bettina

Karina Lind Bertelsen

Hej Bettina. Datatilsynet anbefaler kryptering, når der sendes e-mail med fortrolige og/eller følsomme personoplysninger, herunder CPR-nr., som jo findes i et pas. Der findes flere forskellige krypteringsformer, og mange virksomheder har en standardopsætning med kryptering af transportlaget. Lidt afhængig af hvilken mail du evt. sender oplysningerne fra, kan det godt være, at kommunikationen er krypteret. Jeg foreslår, du taler med din arbejdsgiver om det, og hvis du er utryg ved det, kan det være, at du kan udlevere en fysisk kopi, som herefter hånderes sikkert - f.eks. ved at blive scannet ind i et system og derefter makuleret. Mvh Karina

Putte Kvisthøj

Jeg har forgæves forsøgt at finde svar på regler omkring opbevaring af mail i outlook - hvor længe må man have mails liggende i sin mailboks, som kommer fra kunder Det kan være oplysninger om firmaets cvr - EAN.nr - kontaktperson med navn, titler, mailadresser osv. Det kan være sendte mails med faktura, kontoudtog, rykkere, inkassomeddelelse m.v.

Karina Lind Bertelsen

Kære Putte Tak for dit spørgsmål. Der gælder ingen særlige regler for hvor længe man må opbevare oplysninger i Outlook. De opbevaringsperioder man fastsætter for en bestemt type personoplysninger gælder uanset, hvordan de opbevares. Oplysninger bør ikke opbevares flere steder det er nødvendigt. Mange virksomheder bruger Outlook som en slags sagssystem og gemmer heri oplysninger om kunder, korrespondance m.v. Dette er ikke særlig hensigtsmæssigt, da der ved at bruge mailen til dette ofte er en sikkerhedsrisiko forbundet med at mange har adgang til deres mail fra mobiltelefoner m.v. Hvis man bruger mailen til denne type oplysninger er det vigtigt at vurdere, hvilken type oplysninger, der er tale om. Ud fra dine oplysninger lyder det til, at der er tale om b2b kunder og personoplysningerne mest består af navn, titel, e-mail adresse - altså det man også kalder almindelige personoplysninger. Den generelle opbevaringsperiode for denne type oplysninger kan fastsættes ud fra varigheden af kundeforholdet osv. (er det faste kundeforhold eller ad hoc kunder). Jeg kan ikke give dig konkrete svar på opbevaringsperiode, da jeg ikke kender karakteren af jeres virksomhed. I må gemme oplysninger så længe de er relevante for kundeforholdet eller opfyldelse af forpligtelser, f.eks. bogføringsloven osv. Når oplysninger ikke længere er relevante, bør de slettes, også selvom der kun er tale om almindelige personoplysninger. Du er velkommen til at kontakte mig på mail kalb@advodan.dk, hvis du har spørgsmål. Mvh Karina

JOhnny Guldahl

Hej .. Jeg er ansvarlig i en kontrollørforening som udelukket er bygget på frivillige .. Mit spørgsmål lyder nu på : Straffeattester : hvordan skal man håndtere disse ?? Må man gemme dem fysisk ? Må man gemme dem på en pc Eller hvordan håndterer vi det ?

Karina Lind Bertelsen

Kære Johnny Tak for dit spørgsmål. Håndtering af straffeattester kan afhænge af, hvilket grundlag der er for indhentelse af straffeattester. Nogle gange kan det være nok at notere, at man har fået en ren straffeattest forevist, men der andre gange er krav om at gemme dem med henblik på dokumentation ift. tilsynsmyndighed eller lign. Straffeattester indeholder CPR-nr. og bør derfor håndteres ekstra fortroligt. Der gælder ikke krav om at dette er fysisk eller elektronisk, men hvis det er fysisk, bør de være låst inde, og hvis elektronisk skal der være adgangsbegrænsning, så kun relevante personer har adgang. Mvh Karina

Mikkel

Hej Karina, Kan du svare på om, hvorvidt en kommende arbejdsgiver må bede om at se tidligere ansættelsesbeviser? Jeg er stødt på en virksomhed, som beder om dette ifb med afsendelse af ansøgning. Mvh. Mikkel.

Sarah Treldal

Hej Karina, Tak for den gode beskrivelse. Jeg har dog nogle spørgsmål, som jeg ikke kan finde svar på. 1. Hvor længe må man opbevare mails i Outlook? Er det ligeledes fem år, ligesom personalefilerne? 2. Jeg arbejder i Retail, hvorfor vi i løbet af et år har mange ansættelser og opsigelser. Nogle opsigelser skyldes eksempelvis bortvisning. Er det i orden at gemme bortvisninger. advarsler, sygdomsforløb eller ligende i over fem år? Vi vil jo gerne sikre, at vi ikke laver fejlrekruttering ved at ansætte personerne igen, hvorfor det er relevant for os, at gemme denne type af information. Som jeg kan læse mig frem til, er det en individuel vurdering, men man må kun gemme data, hvis der er et sagligt formål - og jeg er i tvivl om dette falder inden for denne kategori? Hvis ikke det er, er der så andre måder hvorpå vi kan få lov til at bibeholde denne information? Tak for hjælpen! Med venlig hilsen Sarah

Karina Lind Bertelsen

Kære Sarah Tak for dine spørgsmål. Der gælder ikke nogen særlige regler for, hvor længe man må opbevare mails i Outlook. Dvs. selve opbevaringsperioden for en type oplysninger er uafhængig af hvor de opbevares. Man bør dog ikke gemme oplysninger flere steder end der er behov for, og så skal man også tage hensyn til, at der med mail ofte er en sikkerhedsrisiko ift. at mange har adgang til deres mail fra smartphones m.v. Jeg fraråder derfor at opbevare oplysninger om medarbejdere i Outlook, men anbefaler i stedet at bruge et særligt system til dette eller lukkede drev. 2. I må gemme oplysninger så længe det er nødvendigt, og ja, det er en meget konkret vurdering. I må ikke gemme oplysninger i længere end 5 år bare fordi I mener oplysningerne er rare at have og det nævnte hensyn ift. at undgå fejlansættelser mener jeg heller ikke kan bære, at I gemmer oplysningerne ubegrænset. Det vil svare til et form for internt advarselssystem og der skal være tungtvejende grunde til dette. Men det er en konkret vurdering, så hvis du ønsker dette, er du velkommen til at kontakte mig via mail. Mvh Karina

Helle

Hvor længe må man gemme kundeoplysninger, altså navn adresse email og tlf i forhold til når vores opgave ( tømrer) er afsluttet hos kunden?

helle

Hej Karina Hvis vi har billeder af de ansatte på vores hjemmeside ( de har underskrevet en samtykkeerklæring) Og vi har derudover f.eks kopier af arbejdsskadeseddel fra 1813, skal vi så indberette dette til datatilsynet? vi arbejder ikke med dem som sådan, andet end når vi anmelder en skade til virk. ?

Sif

Kære Karina Må jeg som jobansøger kende til hvilke andre personer, der har søgt jobbet. Altså må arbejdsgiver sende en mail ud, hvor alle ansøgeres e-mailadresser fremgår? Det er et internt jobopslag.

majse

hej . jeg arbejder som pædagog på et bosted , det er hensigtsmæssigt at vores arbejdsplaner hænger fremme ,så det er overskueligt hvem der er på arb. hvornår . Mit spørgsmål er nu om de må hænge fremme , det er kun fornavn og mødetid der er synlig , kontoret hvor den hænger er aflåst og der kommer kun personale på kontoret . mvh Majse

Andreas

Må en tidligere arbejdsgiver beholde 1. Mit portrætbillede på hjemmeside, 2. Fællesbillede jeg er på på hjemmesiden, 3. Video med reklame for produkt hvor jeg optræder og taler? Hvis nej, hvornår skal det så være slettet?

Tine

Kære Karina. Vi skal på mit arbejde have lavet en liste over nærmeste pårørende, så vi hurtigt kan komme i kontakt med dem, hvis der sker en af vores ansatte noget i arbejdstiden. Hvordan må vi indsamle de oplysninger? Må vi modtage oplysningerne på mail, eller er der en anden måde, der er bedre i forhold til GDPR? På forhånd tak for hjælpen.

Josefine

Hej, vi er to studerende, som er igang med en afsluttende opgave. Er det rigtigt forstået, at man ikke må opbevare sine medarbejderes data fysisk, som eksempelvis cpr. nr., og er der en særlig artikel i Databeskyttelsesforordningen, der understøtter dette? Mvh. Josefine og Louise

Maria

Hej. Hvis jeg har en mobiltelefon som både bliver brugt privat og på arbejdet - jeg betaler skat af den - må min arbejdsgiver så indhente lister over hvem der bliver ringet til fra min mobiltelefon? Set i lyset af den nye lov.

Karina Lind Bertelsen

Kære Maria. Brugen af samme mobiltelefon til privat og arbejdsmæssig brug skaber en del udfordringer og der er flere gråzoner. Jeg vil ikke umiddelbart mene, at din arbejdsgiver kan kræve at se opkaldslister - i hvert fald ikke uden du er informeret herom forinden, og der skal i så fald være et sagligt hensyn (alm. nysgerrighed ift. hvem du taler med, rækker ikke). Hvis der sådanne hensyn, kan du vælge at lade telefonen være en arbejdstelefon og dermed altså vælge at have en separat mobiltelefon. Mvh Karina

Karina Lind Bertelsen

Hej Torben. Arbejdsgiver må som udgangspunkt offentliggøre arbejdsrelaterede oplysninger som navn og kontaktoplysninger (f.eks. arbejdsmail eller arbejdstelefon). Offentliggørelse af private oplysninger som f.eks. billede, privat telefonnummer og fødselsdato må ikke offentliggøres uden samtykke fra medarbejderen. Mvh Karina

Torben Mikkelsen

Må min arbejdsgiver oplyse medarbejdernes navn, adresse, telefonnr., e-mail og fødselsdag på en offentligt tilgængelig hjemmeside?

Karina Lind Bertelsen

Hej Thomas. Tak for dit spørgsmål. Hidtil har der været en praksis, hvorefter en eventuel ny arbejdsgiver måtte indhente referencer hos tidligere arbejdsgiver uden samtykke fra ansøgeren. Dette er nu ændret og Datatilsynet har i en ny vejledning udtalt, at en mulig ny arbejdsgiver bør indhente samtykke fra ansøgeren, før der tages kontakt til en tidligere arbejdsgiver. For så vidt angår indholdet af en sådan reference, så må den - medmindre andet er aftalt og en del af samtykket - alene vedrøre saglige forhold, dvs. faglige kompentencer og andre saglige oplysninger vedrørende medarbejderens arbejde. Hvorvidt uddannelse er en del af dette vil være en konkret vurdering. Er der tale om en ny uddannelse, som den tidligere arbejdsgiver har kendskab til, som er relevant, vil svaret formentlig være ja, mens det er mere tvivlsomt ift. f.eks. en gammel og ikke længere relevant uddannelse. Du er velkommen til at sende mig en mail, hvis du har et mere specifikt spørgsmål. Mvh Karina

Thomas

I tilfælde af at man søger nyt job: Hvad er tilladt for ens tidligere arbejdsgiver at oplyse i forhold til ens uddannelse?

Karina Lind Bertelsen

Hej Thomas. Tak for dit spørgsmål. Hidtil har der været en praksis, hvorefter en eventuel ny arbejdsgiver måtte indhente referencer hos tidligere arbejdsgiver uden samtykke fra ansøgeren. Dette er nu ændret og Datatilsynet har i en ny vejledning udtalt, at en mulig ny arbejdsgiver bør indhente samtykke fra ansøgeren, før der tages kontakt til en tidligere arbejdsgiver. For så vidt angår indholdet af en sådan reference, så må den - medmindre andet er aftalt og en del af samtykket - alene vedrøre saglige forhold, dvs. faglige kompentencer og andre saglige oplysninger vedrørende medarbejderens arbejde. Hvorvidt uddannelse er en del af dette vil være en konkret vurdering. Er der tale om en ny uddannelse, som den tidligere arbejdsgiver har kendskab til, som er relevant, vil svaret formentlig være ja, mens det er mere tvivlsomt ift. f.eks. en gammel og ikke længere relevant uddannelse. Du er velkommen til at sende mig en mail, hvis du har et mere specifikt spørgsmål. Mvh Karina

Marie

Hejsa Jeg er sygemeldt fra mit job pt. Chefen (som er årsag til fraværet) slår herefter et jobopslag op, hvori han skriver, at hans nuværende sekretær er sygemeldt i 7-8 uger. Han søger en vikar. Er det lovligt? I så fald det ikke er, hvad gør man ved det? MVH Marie

Karina Lind Bertelsen

Hej Marie. Det afhænger af omstændighederne, herunder om det fremgår offentligt, at du er vedkommendes sekretær - og man dermed kan finde ud af, det er dig, der er tale om. I så fald mener jeg ikke, det burde være kommunikeret i et jobopslag uden dit samtykke. I forhold hvad du kan gøre ved det, så kan du i første omgang rette henvendelse til din arbejdsgiver og bede arbejdsgiver redegøre for det persondataretlige grundlaget for at offentliggøre denne oplysning. Du er velkommen til at kontakte mig direkte, hvis du ønsker konkret rådgivning. Mvh Karina

Gitte

Hej, Jeg arbejder som konsulent for et rådgivningsvirksomhed og min arbejdsgiver har ved flere lejligheder bedt mig om at oplyse mit personnummer til kunder, både store danske virksomheder og udenlandske konsortier, for at kunne arbejde for dem og få adgang til byggepladser. Min arbejdsgiver har selvfølgelig mit personnummer og videregiver det ikke selv, men beder mig om at gøre dette selv. Det ønsker jeg ikke. Er dette lovligt eller kan jeg nægte at oplyse mit personnummer til kunder? Vh Gitte

Karina Lind Bertelsen

Hej Cæcilia. Du har ret til indsigt i alle personoplysninger, din arbejdsgiver har om dig. Du kan få dem udleveret i fysiske kopier eller elektronisk, herunder f.eks. på USB-stick eller via mail. Vær dog opmærksom på, at eventulle følsomme personoplysninger ikke bør sendes via alm. mail. Du kan kræve oplysninger slettet, hvis din tidligere arbejdsgiver ikke længere har behov for disse. Det vil sige, at du formentlig kan kræve visse oplysninger slettet (f.eks. en personlighedstest, din ansøgning, CV eller lign.), mens andre oplysninger vil være berettiget for din arbejdsgiver at gemme i en længere periode, f.eks. lønsedler m.v. Jeg skal understrege, at det er konkrete vurderinger, så ovenstående er kun vejledende. Mvh Karina

Cæcilia Nilsson

Her var det - tusind tak! Bedste hilsner Cæcilia

Nicolai

Hej Karina Tak for nogle gode svar. Gælder reglerne for at have ret til at få indsigt i alt indhold i ens personalemappe også for offentlig ansatte, og hvor er det hjemlet? Så arbejdsgiver må ikke, selvsagt undtaget igangværende undersøgelser og sager, have oplysninger om medarbejderen som denne ikke kan få indblik i ?

Karina Lind Bertelsen

Hej Nicolai Retten til indsigt følger af GDPR art. 15. Følgende fremgår af Datatilsynets vejledning i ansættelsesforhold: En arbejdsgiver kan i medfør af databeskyttelseslovens § 22, stk. 1 og 2, undlade at imødekomme en anmodning om indsigt, hvis afgørende hensyn til private interesser, herunder hensynet til medarbejderen selv, eller hensyn til offentlige interesser efter en konkret vurdering overstiger hensynet til medarbejderens interesse i at modtage indsigt. Oplysninger, der behandles for den offentlige forvaltning som led i administrativ sagsbehandling, kan undtages fra retten til indsigt i samme omfang som efter offentlighedslovens regler om undtagelse fra retten til aktindsigt, jf. lovens § 22, stk. 3. Håber det var svar på dit spørgsmål. Mvh Karina

Cæcilia

Hej :0) Jeg ønsker at få udleveret så mange af de oplysninger, som min tidligere arbejdsplads (afsluttet aug 2018) har på mig som muligt - men hvad har jeg egentlig ret til at få oplysninger omkring? Og hvordan skal de stille oplysningerne til rådighed? Hvad har jeg ret til bliver slettet fra fx personalemappen? Tusind tak for at I tager jer tid til at svare herinde! Bedste hilsner Cæcilia

Camilla

Hejsa Hvor kan jeg læse om hvordan jeg skal forholde mig til ansættelser af eksterne konsulenter? Altså hvad skal der stå i deres kontrakter? Vi sender vores eksterne konsulenters CV'er ud til vores kunder, men hvordan skal vi gøre så vi ikke går imod loven? Dbh C

Karina Lind Bertelsen

Hej Camilla. Du kan finde forskellige vejledninger på Datatilsynets hjemmeside. Inden længe udgiver Datatilsynet tillige en vejledning om behandling af personoplysninger i ansættelsesforhold. Denne kan muligvis give dig svar på de spørgsmål, du har. Videregivelse af personoplysninger (uanset om det er ansatte konsulenter eller eksterne konsulenter) skal overholde de persondataretlige regler, som afhænger af den konkrete situation. I visse tilfælde vil det være nødvendigt med et samtykke, mens det i andre tilfælde kan være tilstrækkeligt at opfylde oplysningspligten. Hvad der konkret gælder i jeres situation, kan jeg ikke udtale mig om på det foreliggende grundlag. Du er velkommen til at kontakte mig via mail, hvis du har yderligere spørgsmål. Mvh Karina

Charlotte

Hej, Må man nøjes med at opbevare ansættelseskontrakter i elektronisk form, dvs. makulere den originale kontrakt med den originale underskrift og blot opbevare den elektroniske version?

Lars

Hej, En ansættelseskontrakt kan indeholde specielle individuelle vilkår om beregning og udbetaling af bonus samt andre individuelle goder. Hvor længe efter fratrædelse vil en medarbejder kunne rejse krav i.h.t. sådanne specielle vilkår i en kontrakt, hvis dette ikke er specificeret i kontrakten, og vil det kunne retfærdiggøre, at en virksomhed opbevarer en kontrakt længere end fem år efter fratrædelsen ?

Malene

Hej, Må en arbejdsgiver ved ansættelse bede om at man fremviser pas? Og må arbejdsgiver tage kopi af det? Opbevare data fra det om en medarbejder? På forhånd tusind tak :-).

Anna

Hej Jeg har allerede læst at ens arbejdsgiver ikke må offentliggøre ens billede på hjemmesiden uden samtykke. Men hvad med medarbejderens navn, må det offentliggøres på nettet uden samtykke, hvis man ikke har en særlig position i virksomheden? Mvh Anna

Ulrikke Steenholt Sørensen

Hej Karina, Hvis vi skal indhente CV'er på bestem0te personer fra vores samarbejdspartnere til en bestemt opgave som vi gerne vil søge i fællesskab - skal vi så bede om samtykke inden fra hver enkel person hvis CV vi skal bruge til at søge opgaven? Fx hvis vi gerne vil søge en byggeopgave, så slår vi os sammen med et andet firma kun til at søge denne konkrete opgave, og til det skal vi vedhæftet CV'er på medarbejdere fra det andet firma og fra vores eget firma. Bliver vi nødt til at have samtykke fra hver enkel person for at kunne gøre dette? Og hvor længe må vi så beholde disse CV'er?

Karina Lind Bertelsen

Hej Ulrikke. Jeg forstår det sådan, at der ikke er tale om et klassisk CV som når man søger job, men et CV som demonstrerer medarbejdernes faglige kvalifikationer, f.eks. certificeringer, som kræves til en bestemt opgave. Hvis der kun er tale om sådanne faglige oplysninger på CV'et, så er det formentlig tilstrækkeligt at informere medarbejderne om, at disse oplysninger udleveres. Men det vil afhænge af den konkrete situation, herunder hvem og hvor mange modtagere, der er, osv. Hvor længe I må opbevare er også en konkret vurdering, herunder om I er underlagt en særligt pligt til at dokumentere grundlaget for ansøgningen i en vis periode. Du er velkommen til at sende mig en mail, hvis det ikke gav dig nok svar. Hilsen Karina

Ulrikke Steenholt Sørensen

Hej Karina. Tak for svar. De CV'er vi sender ud til bygherre når vi ansøgere om opgaven er faktisk som et CV, som når man søger arbejde. De indeholder både navn, fødselsdato, telefonnummer og oplysninger på tidligere arbejdspladser og kvalifikationer. Derfor tænkte jeg at vi var nødt til at få samtykke fra de enkelte medarbejdere (både vores egne og de medarbejdere som er hos det pågældende firma vi vælger at slå os sammen med i den specifikke opgave) for at vi kunne gemme og sende dem videre til bygherre når vi ansøger om en opgave. Er det nødvendigt at vi får en skriftlig underskrift eller vil det være nok at de svare tilbage i en mail, at vi gerne må behandle CV'et og dermed deres oplysninger? MvH Ulrikke Sørensen

Robin Hansen

Hej Karina - jeg er blevet opsagt på mit job sidste år. Jeg har på fornemmelsen at der er foregået noget i kulissen bag min ryg op til opsigelsen. Har jeg mulighed for aktindsigt i min egen personalesag, og evt. interne mails vedr. min person...?

Kenneth

Hej Må en tidligere arbejdsgiver efter afskedigelse af en medarbejder oplyse kunder om hvorvidt medarbejderen er blevet afskediget eller om hvorvidt medarbejderen er sygemeldt efterfølgende?

Olsen

Hej, I hvor lang tid efter en medarbejder er blevet opsagt, må man opbevarer dennes e-mail konto? Er der en tidsfrist på, så den skal slettes inden for x antal uger/måneder? Jeg har læst "skal slettes så hurtigt som muligt", men hvor hurtigt er det?

Karina Lind Bertelsen

Hej Ole. Det kommer an på, hvilken stilling den pågældende medarbejder har haft. Datatilsynet har tidligere udtalt, at man må holde en mailkonto aktiv (med autosvar så afsender får information om, at modtageren er fratrådt) af en eller få betroede medarbejdere i en kort periode efter fratræden. For medarbejdere i en stiling med meget kundekontakt, kan denne periode udgøre op til 6 og max. 12 måneder, men der skal som nævnt være tale om en særlig stilling. Vi afventer p.t. en ny vejledning fra Datatilsynet om medarbejderforhold, hvor der muligvis kommer nye retningslinjer herom. Hilsen Karina

Marianne Stark

I forhold til anmeldelse af arbejdsskader, hvor længe (hvis overhovedet) har arbejdsgiver pligt til at opbevare anmeldelse og bilag til anmeldelsen?

Karina Lind Bertelsen

Hej Marianne Arbejdsskadesikringsloven indeholder ikke en bestemmelse om, at arbejdsgiveren skal opbevare anmeldelsen af arbejdsskaden i en given årrække. Arbejdsgiveren er alene forpligtet til at tegne en arbejdsskadeforsikring og anmelde skader, som er opstået i forbindelse med arbejde. Arbejdsgiveren skal som udgangspunkt anmelde en arbejdsskade senest 9 dage efter skaden er sket. Såfremt arbejdsgiveren ikke anmelder skaden, kan den skadelidte eller dennes læge selv gøre det. Arbejdsgiveren betragtes ikke som en part i arbejdsskadesammenhæng, hvorfor arbejdsgiveren heller ikke modtager sagsakter fra Arbejdsmarkedets Erhvervssikring. Det er alene den skadelidte og det relevante forsikringsselskab, som modtager sagsakter fra Arbejdsmarkedets Erhvervssikring. Med venlig hilsen Karina Lind Bertelsen, advokat

Jeanette Hansen

Under ikke følsomme oplysninger er nævnt familieforhold. Vi diskuterer i øjeblikket, hvorvidt vi skal have kontakt oplysninger til nærmeste pårørende, i tilfælde af der sker noget med den ansatte. Er det det der menes med familieforhold? Eller bør vi ikke få den oplysning overhovedet? Jeg kan nemlig heller ikke finde nogen steder, hvor der står, hvilke oplysninger man bør indsamle ved ny ansættelse.

Maria Lykke

Hvordan er reglerne for aflevering og håndtering af fysiske ansøgninger?

Jeanette Larsen

Hej Karina I forhold til en oversigt over levenrandør oplysninger, vil en virksomheds bank skulle skrives på under kategori af modtagere af personoplysninger? En bank har jo tilgang til kontoudtog og regnskaber?

Jakob

Stilles der særlige krav til det skab som skal opbevare personfølsomme data? Skabet står i et kontor, hvor der er lås på døren, som kun udvalgte medarbejdere har nøgle til.

Tanja

Må man som led i et ansættelsesforhold videregive sine medarbejderes CV til en potentiel samarbejdspartner/kunde, så de kan se at medarbejderen også har de efterspurgte kvalifikationer, som de efterspørger til opgaven? Kræver en sådan udveksling samtykke fra ens medarbejder eller kan man godt argumentere for, at hjemlen herfor ligger i selve ansættelsesforholdet, såfremt man husker at opfylde sin oplysningspligt herom?

Karina Lind Bertelsen

Kære Tanja. Det er et godt spørgsmål. Som udgangspunkt bør det være nok, at I som virksomhed erklærer overfor kunden, at jeres medarbejdere har de nødvendige kvalifikationer. Hvis der er tale om bestemte certificeringer osv. vil det være i orden at fremvise dokumentation for dette, forudsat det er sagligt og medarbejderen informeres herom. Videregivelse af et CV som helhed kan indebære videregivelse af en række oplysninger, som ikke vedrører kunden, og jeg ville derfor være varsom med dette, og jeg anbefaler, at I her beder om samtykke fra medarbejderen først. Mvh Karina

Marie

Hej. Jeg har nu efterhånden læst en del GDPR, men er stødt på et spørgsmål angående oplysningspligt til den registrerede, som jeg ikke har kunne finde svar på. Når man nu opbevarer en tidligere medarbejders persondata i cirka 5 år efter endt ansættelse, er der så også pr. 25. maj oplysningspligt bagudrettet, til de medarbejdere, der ikke længere er i virksomheden, men som man stadig gemmer data om? Jeg håber, spørgsmålet giver mening. På forhånd tak. Mvh Marie.

Karina Lind Bertelsen

Kære Marie. Tak for dit spørgsmål. Oplysningspligten er ikke ny og har været gældende siden år 2000. Oplysningspligten overfor medarbejdere bør opfyldes på det tidspunkt, hvor oplysningerne indhentes, hvilket af gode grunde ikke kan opfyldes fsva. jeres tidligere medarbejdere. Det vil være bedre at opfylde oplysningspligten for sent end slet ikke, men det kan selvfølgelig være forbundet med nogle udfordringer og derfor er det en afvejning I må foretage. Mvh. Karina

Ditte

Hej. Hvad gør man, hvis man har eksterne konsulenter/foredragsholdere som skal aflønnes/have kørselsgodtgørelse. Må jeg sende en samarbejdsaftale som indeholder cpr.nr., adresse, bank reg. nr og bil.reg.nr. til dem per mail? Og skal jeg først bede om tilladelse til opbevare de oplysningerne?

Karina Lind Bertelsen

Kære Ditte. Beklager det sene svar, der er desværre sket en fejl. Du behøver ikke samtykke til at behandle de oplysninger, der er nødvendige til at udbetale kørselsgodtgørelse. Så hvis alle de nævnte oplysninger er nødvendige for at opfylde kravene til en indberetning, har du hjemmel til selve det at opbevare oplysningerne til brug for indberetningen og i en periode herefter. Her må du f.eks. opbevare relevante oplysninger ift. at opfylde bogføringsloven (typisk 5 år) - men kun fsva. de oplysninger, der er omfattet af dokumentationskrav. Ift. kommunikation via mail så er det Datatilsynets anbefaling, at private virksomheder sender CPR-nr. krypteret. Det er et krav, hvis der er tale om en offentlig virksomhed. Mvh Karina

Lone Fisker

Hvor finder man bestemmelsen om at evt. behandling af følsomme personoplysninger hos arbejdsgiver skal anmeldes til Datatilsynet ? og betyder det, at hvis ansøgeren p.g.a. stillingens karakter, skal aflevere straffeattest, at så skal dette anmeldes ?

Karina Lind Bertelsen

Hej Lone. Du henviser måske til den anmeldelsespligt, der gælder i dag, hvis man behandler følsomme oplysninger som led i sin personaleadministration. Denne anmeldelsespligt falder væk med de nye regler, og bliver blandt andet erstattet af et nyt dokumentationskrav, den såkaldte art. 30 fortegnelse, hvor virksomheden skal beskrive, hvordan f.eks. personoplysninger om medarbejdere behandles. Dette er et internt dokument, som kun skal udleveres til Datatilsynet på anmodning.

Trine

Hej Er der regler for, hvor længe man kan opbevare ansættelseskontrakter (med cpr. nummer) efter ansættelsesophør? Man kan risikere at skulle bruge dem i en sag efterfølgene. mvh. Trine

Mie Eriksen

Hej Må vi opbevare navn og kontaktoplysninger på en fratrådt medarbejder længere end 5 år, hvis vi sletter alle andre oplysninger? Bedste hilsener Mie

Mette Knakkergaard

Hej hej, Betyder den nye lov at man ikke må gemme ansættelses kontrakter hverken fysiske eller på computer når en medarbejder stopper?. Skal de slettes straks de stopper eller efter at en sag er afgjort hvis der har været diskussion omkring ansættelsesforhold som først skal afklares. Og betyder den nye lov at man ikke må samle email adresser ude i butikkerne til nyhedsbreve. eksempelvis ved at have et papir liggende ved disken til at folk kan skrive deres email adresse op på.? Bedste hilsner Mette

Karina Lind Bertelsen

Kære Mette. Man må kun opbevare personoplysninger så længe det er nødvendigt. Ift. fratrådte medarbejdere er udgangspunktet 5 år efter fratræden (f.eks. ift. løn osv. som virksomheden skal kunne dokumentere overfor SKAT), men der bør i princippet ske en sanering i oplysninger, så I allerede på fratrædelsestidspunktet sletter oplysninger, der ikke bliver behov for senere. I særlige tilfælde, f.eks. i forbindelse med tvister eller arbejdsskader, kan man opbevare oplysningerne i en længere periode, eller hvis man er i en branche, hvor der gælder særlige dokumentationskrav. Ift. udsendelse af elektronisk markedsføring er det fortsat et krav, at der indhentes samtykke, ligesom modtagerne skal have information om, hvad oplysningerne bruges til osv. Dette kan godt opfyldes fysisk. I skal blot sikre jer, at I kan administrere samtykket (dokumentation og evt. tilbagekaldelse). Mvh. Karina

Lasse

Hej Karina. Hvor længe skal man gemme ugeseddler på medarbejder hvis de skal gemmes? Og har de krav på at få dem? Mvh Lasse

Karina Lind Bertelsen

Hej Lasse. Tak for dit spørgsmål. Du må gemme ugesedler, så længe det er relevant for din virksomhed. Hvis ugesedlerne er eneste grundlag for lønudbetaling, kan de (som regel) gemmes så længe ansættelsesforholdet består / så længe, medarbejderen evt. kan rejse krav om fejl i lønnen. Hvis ikke ugesedlerne bruges til lønberegning, men derimod som grundlag for kundeafregning, kan de sædvanligvis gemmes i den relevante reklamationsperiode for kunden. Man skal være opmærksom på at begrænse indholdet af ugesedlerne til det relevante, og f.eks. ikke lade cpr-nr. fremgå. Medarbejdere vil som udgangspunkt kunne få indsigt i ugesedler. Mvh. Karina

Marie Larsen

Hej Karina, Hvor længe må et rekrutteringsbureau opbevarer f.eks. CV'er, ansøgninger m.m.? Der er her tale om informationer hvor kandidaten har givet samtykke til brug, opbevaring og evt. videregivelse af data. Jeg kan ikke finde konkrete tidsperioder, men nærmere at det er en konkret vurdering som skal foretages af virksomheden. Men kan det passe at der ikke er nogle faste regler, som f.eks. 1 år eller lign.? Hilsen Marie

Karina Lind Bertelsen

Hej Marie. Tak for dit spørgsmål. Det er korrekt, at der ikke gælder nogen konkret periode for opbevaring, når vi taler om et rekrutteringsbureau, som behandler oplysningerne på baggrund af aftale med kandidaterne (i modsætning til en virksomhed, der modtager ansøgninger som led i en ansættelsesproces til konkret stilling). Det vil derfor afhænge af den konkrete aftale mellem rekrutteringsvirksomheden og kandidaten. Rekrutteringsvirksomheden bør dog indrette sig således, at oplysninger om kandidater slettes efter en periode, hvis ikke kandidaten bekræfter fortsat at være interesseret i at være registreret. Mvh Karina

Mureren

Hej Karina Jeg har et lille murerfirma med 3-4 ansatte. Mit kontor er pt. hjemme hos mig selv. Er det rigtigt forstået at efter de nye regler er trådt i kraft skal alle personfølsomme oplysninger ( Ansættelseskotrakt m.m. ) opbevares i et aflåst rum? Mvh Mureren

Eva Steensby

Hej 2 spørgsmål :) Betragtes en ansættelseskontrakt som persondata, der skal slettes efter fratrædelse? Betragtes lønoplysninger i lønsystemet som persondata, der skal slettes efter fratrædelse? Tak for svar

Karina Lind Bertelsen

Kære Eva. Tak for dit spørgsmål. Personoplysninger om medarbejdere, herunder oplysninger indeholdt i ansættelseskontrakt og lønsystem, er personoplysninger omfattet af persondatareglerne. Disse oplysninger må opbevares så længe de er nødvendige, og skal derfor slettes, når der ikke længere er behov for dem. Det er sagligt at gemme visse oplysninger om medarbejdere i 3-5 år efter fratrædelse. Dog kan der være oplysninger, som ikke er relevante at gemme i denne periode, f.eks. ansøgningen. Det er en konkret vurdering. Som virksomhed er du berettiget til at gemme de oplysninger, som evt. skal bruges som dokumentation overfor SKAT mv.

Christina Egelykke Møller

Hej Karina. Er det korrekt forstået at alle mine medarbejderes personlige oplysninger såsom kontrakter timesedler, mine kunders navne samt adresser, osv skal være låst inde i et skab ? Vi har et kontor som kun medarbejder har adgang til med nøgle men det er vel ikke nok ? Tak på forhånd. Opbevaring af ansøgninger i mail indbakke har jeg hørt noget om 30 dage ? Mvh Christina Egelykke Møller

Karina Lind Bertelsen

Hej Christina. Der er desværre sket en fejl og jeg skal derfor beklage det sene svar. Hvorvidt et aflåst kontor kan sidestilles med et aflåst skab afhænger af de konkrete forhold, herunder tilgængeligheden til kontoret, når medarbejderen forlader det. Bliver kontoret f.eks. aflåst, hvis vedkommende er væk til frokost osv. Ift. opbevaring af ansøgning i mail, så gælder der ikke noget specifikt krav til hvor længe. Ansøgninger skal slettes, når de ikke længere er aktuelle, dvs. når en ansøger er sorteret fra eller senest, når stillingen er besat. Opbevaring i mail frarådes generelt hvis man har mobiladgang til mailen, da det øger risikoen for databrud, hvis mobilen mistes. Hvis man bruger mailen til at opbevare ansøgninger, kan det være en god ide at gemme dem i en særskilt mappe, som kan slettes, når ansøgningsprocessen er afsluttet eller ved afslag. Husk også at slette ansøgninger i slettet post!

Daniel

Hej :) En sygemeldt bliver konfronteret med at en tidligere arbejdsgiver har meddelt nye arbejdsgiver om sygehistorik. Dvs Den nye HR får ved et "tilfælde" i pause til et møde, at vide at deres medarbejder de har ansat, har haft sygdomsperiode med ondt i ryggen på forrige arbejdsplads, og det bruges nu mod medarbejderen, da vedkommende har fået en fraktur/skade i ryggen og er sygemeldt. Nu udstilles medarbejderen som en der ikke har oplyst om sygdom/oplysningspligt ved ansættelse. Har forrige arbejdsgiver brudt persondatAlovgivningen??? Nuværende arbejdsgiver vil nu indhente flere oplysninger fra forrige arbejdsgiver, uden samtykke... giver jer gerne sagen hvis der er kød på. Mvh

Tanja

Hej karin Kan mit arbejde godt forlange en ny straffeattest selvom de har fået en.ved ansættelses start? Den er ikke bortkommet eller andet Mvh Tanja

Karin

Hej Karina! Jeg går ud fra at der ligger mange papirer for år tilbage på ansøgninger, samtaler m.m i min personalemappe. Hvor længe kan og skal de opbevares. Er der fuld aktindsigt. Kan jeg kræve dem slettet? Mvh Karin

Karina Lind Bertelsen

Hej Karin. Jeg går ud fra, at dine spørgsmål relaterer sig til dit ansættelsesforhold. Din arbejdsgiver kan opbevare personoplysninger om dig som medarbejder, så længe det er relevant for ansættelsesforholdet. Din arbejdsgiver har pligt til at oplyse dig om, hvilke personoplysninger de behandler om dig og hvor længe de gemmer oplysningerne. Du har ret til indsigt i, hvilke oplysninger der er tale om, og kan i visse tilfælde kræve oplysninger slettet - det kræver dog, at din arbejdsgiver ikke har et hensyn, der vejer tungere. Mvh Karina

Kamilla Jensen

Hej Karina Min mand er startet selvstændigt og har i den forbindelse brug for at få en tidligere ansættelseskontrakt fra hans forrige job, da der er nogen konkurrenceklausuler i. Men da hans kontrakt er blevet væk i en flytning lyder mit spørgsmål på: Hvor længe skal en tidligere arbejdsgiver have din kontrakt liggende? Jeg har ladet mig høre at de skal gemme dem op til 5 år? Og hvis arbejdsgiver forklare pr. tlf at de har smidt kontrakten ud er man så bundet af diverse klausuler stadig hvis intet er på skrift? Håber at du kan svare på spørgsmålet og at det er relevant at spørger her? Hilsen Kamilla

Karina Lind Bertelsen

Hej Camilla. Tak for din mail. Der gælder ingen særlige krav til, hvor længe en ansættelseskontrakt skal gemmes efter ansættelsen. Det afhænger af den konkrete situation. Ansættelsesaftaler med kunde- eller konkurrenceklausuler bør gemmes så længe klausulerne er i kraft, da kontrakten vil gælde som dokumentation. Uden kontrakten kan det være vanskeligt at fastholde en klausul. Det fremgår ikke af din mail, hvor længe siden det er, din mand er fratrådt, men der er også grænser for, hvor længe klausuler kan håndhæves. Hvis du har konkrete spørgsmål, er du velkommen til at kontakte mig. Mvh Karina

Sus Mortensen

Hej Karina Du skriver: "Datatilsynet skal oplyses: Hvis din virksomhed behandler følsomme oplysninger om dine medarbejdere, er du forpligtet til at anmelde din personaleadministration til Datatilsynet. " Da cpr-nr. er en følsom oplysning skal alle arbejdsgivere så anmelde sig til Datatilsynet? Det er i hvert fald nyt for mig. Mvh. Sus